総合プロパティマネジメント会社システム
複数オーナーのポートフォリオを運営するプロパティマネージャー向け。賃貸・メンテナンス・集金を一元管理します。
すべてのユニットが「生きたカード」となり、空室から賃貸、集金、更新へと移動していきます。物件ごとのメンテナンスと経費もあわせて追跡します。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
ポートフォリオ内の各ユニットは1枚のカードとして、ライフサイクル全体を移動します。空きが出れば「空室」から始まり、募集を公開して内覧の受付が始まれば「募集」へ、契約締結と鍵の引き渡しが完了次第「賃貸中」へ移ります。契約期間中は修繕依頼があるたびにカードは「メンテナンス」を経由し、修理後に「賃貸中」へ戻ります。契約終了の90日前には「更新」に移して入居者と交渉し、新契約で再び「賃貸中」となるか、「退去」に移してユニットを引き渡し・点検のうえ、再び空室に戻します。
入出金管理はポートフォリオの金庫帳です。各契約の月次賃料、回収済み・滞納分を記録し、メンテナンス費や手数料は支出先の物件に紐づけて計上します。オーナーの帳簿を見なくても、ポートフォリオマネージャーは物件ごとの純収益と回収率を把握できます。チャットは緊急連絡の導線です。入居者からの水漏れ通報や内覧の日程調整に使い、お知らせは入居者への公式通知、たとえば支払期日、共用部のメンテナンス、退去通知などに使います。
3つの役割が同じカードの上で連携します。リーシング担当がユニットを「募集」から「賃貸中」へ動かして入居者情報を登録し、集金担当経理が「賃貸中」列を監視して入出金管理に入金を記録し、滞納者にアラートを出します。メンテナンスコーディネーターはチャットの通報を受けて「メンテナンス」にカードを開き、完了まで追跡します。ポートフォリオマネージャーは毎朝ボードを一目見るだけで、稼働率・滞納・未対応の通報を把握し、オーナーごとに月次レポートを提出します。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
ポートフォリオマネージャー
ボード全体と稼働率・回収率を統括し、新規賃貸契約を承認します。オーナーへの月次レポートで物件のパフォーマンスを報告します。
リーシング担当
「空室」と「募集」の両列を担当します。内覧の調整、入居者との交渉を行い、契約締結と引き渡し後にカードを「賃貸中」へ移します。
メンテナンスコーディネーター
チャットから通報を受け取り、「メンテナンス」にカードを作成します。技術者を手配し、修理完了とユニットの状態復帰まで追跡します。
集金担当経理
物件ごとの賃料債権と回収額を入出金管理に記録し、滞納者の追跡と請求のエスカレーションを行い、メンテナンス費を該当物件に計上します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
ようこそのお知らせ: «ポートフォリオ管理システムへようこそ»
今日から、管理するすべてのユニットはこのボード上のカードとして「空室」から「更新」または「退去」まで移動し、入出金はすべて入出金管理で該当物件に紐づけて記録します。最初のステップは、今週中に空室ユニットと既存契約をすべて登録し、全体像を完成させることです。入居者からの緊急連絡はチャットへ、入居者への公式通知はこのお知らせに投稿します。