PR・メディア事務所業務システム
月額契約でクライアントのメディア評判を管理するPR・メディア事務所。
クライアント別の生きたメディアプラン。モニタリングから月次レポートまで、危機管理記録とリンク付き掲載実績つき。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
各クライアントのメディアプランはボード上で動きます。カードは「モニタリング」から始まり、業界ニュース、クライアントと競合に関する報道、利用可能なプレス機会を追跡します。有効なネタは「作成」に移り、ライターがプレスリリース、記事、コンテンツを執筆します。アカウントマネージャーとクライアントの承認後、カードは「配信」で記者・媒体へ送付され、「掲載確認」で実際の掲載をリンクとスクリーンショットで記録します。最後に月間の成果が「月次レポート」に集約され、リーチと効果を測定してクライアントに提出します。
フォーラムは危機管理ルームです。クライアントのネガティブニュースには即座にトピックを開き、状況、承認済み対応、公式スポークスパーソン、発言内容と結果を記録します。プレッシャー下でチャットの場当たり対応に陥ることを防ぎ、教訓を次の危機に残します。チャットは迅速な連絡専用です。今すぐ回答を求める記者、送付直前のリリース緊急修正などに使います。
お知らせは全クライアントに関わる情報をチームへ伝えます。主要メディアプラットフォームのポリシー変更、早期コンテンツ準備が必要な国民的行事、公式アカウント投稿ポリシーの通達などです。入出金管理はクライアントの月額契約と更新、有料配信経費を記録します。アカウントマネージャーは契約ごとの価値を把握し、月次レポートの成果と対比できます。更新は印象ではなく記録された成果に基づきます。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
アカウントマネージャー
クライアント関係を統括します。配信前にリリースとコンテンツを承認します。フォーラムの危機トピックを統率します。月次レポート提出と更新交渉を行います。
ライター
「作成」でプレスリリース、記事、コンテンツを執筆します。「モニタリング」のプレス機会を掲載可能なストーリーに転換します。
配信コーディネーター
記者・媒体リストを管理します。「配信」で素材を送付します。「掲載確認」で掲載をリンク・スクリーンショット付きで即時記録します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
フォーラムのセクション (4)
- 危機管理危機ごとの即時トピック。状況、承認対応、公式スポークスパーソン、結果を記録。参照用の記録庫です。
- プレスネタ・ストーリークライアント別の掲載可能なストーリー案。最適タイミングと最適記者つき。
- 記者データベース記者・媒体の嗜好と反応に関するチームの記録。各配信後に更新します。
- 過去レポート・成果過去の月次レポートの主要成果と教訓。次回プランの基盤です。
«このシステムの業務ルール» — フォーラムにピン留め
1. システム外で配信される素材はありません：リリース・コンテンツはすべてカードで作成・承認を経て配信します。 2. 危機には「危機管理」セクションに即時トピックを開設します。チャットでの危機対応は禁止です。 3. 掲載はすべて掲載当日に「掲載確認」でリンクとスクリーンショットつきで記録します。 4. 記者にはアカウントマネージャーとクライアントがカード上で承認した内容のみ送付します。 5. 月額契約と配信経費は入出金管理に随時記録します。
ようこそのお知らせ: «PRシステムへようこそ»
本日から、クライアントのプランはボード上でモニタリングから月次レポートまで動き、危機はチャットではなくフォーラムの記録トピックで管理します。まず今日のクライアントと競合のニュースをモニタリングしてください。業務の進め方は、フォーラムにピン留めされた「業務ルール」トピックに記載されています。