調達部門 統合システム
社内各部門からの購買申請、サプライヤー見積、契約、支払いを管理する調達部門向け。
部門の申請からサプライヤー評価までの完全な購買サイクル。記録された見積、明確な承認、照合済みの支払い。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
すべての購買申請は「申請」列のカードとしてシステムに入り、品目・数量・技術仕様・申請部門・必要日が記録されます。バイヤーがカードを受け取り「見積」に移し、サプライヤーから最低3件の見積を集めて簡潔な比較表とともにカードへ添付します。見積が揃うとカードは「承認」に移り、調達部長が価格・品質・信頼性を天秤にかけて最適な見積を承認します。続いて「発注」で発注書を作成してサプライヤーに送ります。納品されるとカードは「検収」に移り検収・照合記録を添付し、「支払」では発注書・検収・請求書の三点照合の後に財務が請求書を決済します。最後に「サプライヤー評価」で、この取引におけるサプライヤーのパフォーマンスを評価します。
チャットは日常調整チャネルです。部門申請の不明瞭な仕様に関するバイヤーの問い合わせ、納期に関するサプライヤーとの迅速な確認など。一方、長期的影響のあるサプライヤー選定の決定はチャットに残さずフォーラムに記録します。特に大型案件では、後日の監査人がなぜ他ではなくこのサプライヤーを選んだのかを把握できる必要があるためです。
フォーラムのセクションはサプライヤー評価と承認決定の記録に充てられます。各サプライヤーに常設テーマがあり、連続する取引を通じたチームの評価が蓄積されます。集団の経験が、担当者の退職で失われない組織の記憶に変わります。受払管理はサプライヤーとの金銭を秘匿性をもって管理します。前払金と各サプライヤーへの残債は権限者にのみ表示され、支払いの前に「支払」カードと照合されます。
情報の流れは明確です。申請部門は申請を上げ、その後の交渉には介入しません。バイヤーは「発注」までカードを管理し、検収コーディネーターは到着を記録し、財務が「支払」でサイクルを閉じます。調達部長は週次でボード全体をレビューします。「見積」で1週間以上止まっているカード、未承認の申請、納期を超過したサプライヤー。散在する報告ではなく、1枚のボードに基づいて判断します。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
調達部長
「承認」列で見積を承認し、週次でボードをレビューして滞留申請を洗い出し、フォーラムのサプライヤー評価を監督する。
バイヤー
「申請」から「発注」までカードを管理: 部門に仕様を確認し、見積を集めて添付し、サプライヤーと交渉して発注書を発行する。
検収コーディネーター
「検収」列で納品を検収記録と数量・品質照合で文書化し、不足や破損を即座にバイヤーへ報告する。
財務
支払前に請求書を発注書・検収記録と照合し、サプライヤーごとの前払金と最終支払いを受払管理に記録する。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
フォーラムのセクション (4)
- サプライヤー評価各サプライヤーの常設テーマ。納期遵守・品質・価格の評価を連続する取引を通じて蓄積します。
- 承認の決定記録大型購買で他ではなくこの見積を承認した理由の記録。なぜこのサプライヤーを、どの基準で選んだか。
- 調達の実績記録調達上の問題・遅延・不足とその対処。過去のサプライヤーとの取引前に参照するチームの資料。
- 購買手続きの改善チーム自身からの、申請・承認・検収サイクルの改善提案。
«このシステムの運用ルール» — フォーラムにピン留め
1. システム外の購買は禁止: 金額にかかわらず、すべての申請は「申請」列にカード登録します。 2. 3件の見積添付、またはそれ以下で済ませる記録上の正当な理由がない限り、「承認」へ移せません。 3. 大型案件のサプライヤー選定の決定はフォーラムに記録します。チャットは迅速な調整専用です。 4. 三点照合（発注書・検収記録・請求書）なしの支払いはなく、支払いは即座に受払管理へ記録します。 5. すべてのサプライヤーは、カードのクローズ前に「サプライヤー評価」列とフォーラムのテーマで評価します。