サプライヤー契約管理部門システム

すべてのサプライヤー契約は「契約」列のカードとして入り、署名済み契約書・サプライヤー情報・契約金額・期間が添付されます。続いて「条件」に移り、本質的な義務（サービスレベル・遅延違約金・納期）を抽出し、期限付きのフォロータスクとしてカードに記録します。その後カードは契約期間中ずっと「履行状況」に留まり、条件違反や履行済みの義務はすべて日付とともに記録されます。契約終了の90日前にカードは「更新」に移り延長交渉を行うか、「切替」に移り競争を再度開きます。最後に契約とサプライヤーの包括評価とともに「レポート」でクローズします。

チャットは契約責任者・調達・法務間の迅速な調整用です。条項の解釈確認、更新期限接近の通知、違反サプライヤーとの会議調整など。決定事項（違約金の発動や免除など）は、会話で埋もれないよう正当な理由とともに契約カードそのものに記録します。

受払管理は契約に紐づく金銭を追跡します。署名時の前払金、サプライヤーへの定期支払い、課した違約金は会社の債権として記録します。閲覧できるのは契約責任者と財務のみで、個別のファイルに戻ることなく各契約の財務状況が常に最新に保たれます。

契約責任者は週次で「履行状況」列を開き、期限を迎えた義務を確認します。法務は新しい「条件」カードをレビューして義務抽出を承認します。調達は代替の競争手続きを十分な余裕をもって開始するため「切替」カードに備えます。こうして、低パフォーマンスの契約が自動更新されることも、重要な契約が代替なしに終了することもありません。