警備会社システム
24時間シフトで複数拠点を運営する警備会社向け。
シフト・巡回による警備拠点の運営、報告の記録、顧客への定期レポート、契約請求を一元化します。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
各顧客拠点は「拠点」で始まる親カードで管理され、施設情報・必要警備員数・拠点固有の指示を記録します。日々の業務は次の列を巡ります。「シフト」では各シフトの引き継ぎ・受け渡しと警備員の出勤確認を記録。「巡回」では警備員や監督の巡回を時刻と所見付きで記録します。インシデントが発生すると「報告」のカードが作成され、発生内容・立会者・取った措置・通報先を記入します。定期的に記録を集約して「レポート」を作成し、シフト・巡回・報告の要約を顧客へ提出し、「請求」で契約の月次請求書を発行します。
チャットは遅延の許されない即時調整用です。欠勤警備員のシフト穴埋め、拠点から経営へのセキュリティ報告のエスカレーション、監督から警備ポイントへの指示など。お知らせは経営の公式な声です。全拠点への一般警備指示、規律上の注意、来訪者・緊急時対応手順の更新通達など。入出金管理には、警備員・監督の給与、顧客の売掛、控除・契約違約金を厳格に記録します。
警備員は巡回と報告を随時記録し、拠点監督は自分のシフトの記録を確認して価値のあるものを経営へエスカレーションします。レポート担当は「シフト」「巡回」「報告」のカードから月次データを集め、請求前に顧客レポートを作成します。サービスの質を証明する完全なレポートなしに請求書は発行されません。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
オペレーション責任者
全拠点・全シフトを監督し、エスカレーションされた報告を処理し、顧客月次レポートを承認して請求書へ添付する前に確認します。
拠点監督
拠点のシフトを管理します。出勤確認と引き継ぎ、巡回の確認、報告への初期対応と必要時のエスカレーション。
警備員
拠点の指示どおりにシフトと巡回を行い、巡回と報告をシフト終了時ではなく発生時にカードへ記録します。
レポート・請求担当
各列から月次記録を集めて顧客定期レポートを作成し、請求書を発行して給与・売掛を入出金管理に記録します。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- チャット — チームの素早い日常調整チャンネル
- お知らせ — 経営陣の公式な声 — 全員に届く通達とお知らせ
- 支払い — 厳格なプライバシーで管理する社内のお金 — 支払い・前借り・経費
ようこそのお知らせ: «警備会社システムへようこそ»
今日から、拠点とシフトはこのボードで管理します。すべてのシフトは記録付きで引き継ぎ・受け渡しされ、すべての巡回は時刻付きで記録され、すべての報告は発生時に措置とともに記入されます。口頭で伝えられて消える報告はありません。記録されなければ、なかったことになります。まず拠点とシフト表を登録してください。警備指示や正式な通達はここの「お知らせ」で届きます。