サプライヤー監査部門システム
現地訪問・指摘・是正措置・取引継続判断によって自社サプライヤーを定期評価するチーム向け。
体系的なサプライヤー監査: 年次計画・記録された訪問・是正措置・証拠に基づく取引継続判断。
クレジットカード不要 — システム一式が1分でプロジェクトにセットアップされます
これがお手元に届くシステムのボードです。ワークフローの列と、最初のステップを示すスターターカードが並んでいます
このシステムで仕事はどう回る？
サイクルは「計画」列のカードから始まり、年次監査対象のサプライヤー・評価基準・各訪問日を定めます。訪問日になるとカードは「訪問」に移り、監査員がサプライヤー施設を訪れてチェックリスト（品質・安全・法令遵守・財務能力）を記入し、証拠と写真を添付します。検出されたすべての不備は重要度別に分類され「指摘事項」に記録されます。続いてカードは「是正措置」に移り、サプライヤーに期限付きの是正計画を求めて実行を追跡します。期限後、カードは「評価」に移り最終スコアを算出し、最後に「取引継続判断」へ。無条件継続・条件付き継続・取引停止のいずれかです。
フォーラムは組織の監査メモリです。各訪問の結果はサプライヤーのテーマに公開され、是正措置は品質と調達の間でオープンに追跡され、継続・停止の決定は根拠とともに記録されます。1年後に誰かがなぜこのサプライヤーを停止したのかと尋ねたとき、散逸した記憶ではなく完全な記録が見つかります。
情報の流れは統制されています。サプライヤー監査員は訪問を実施して指摘を上げ、品質は重要度分類を承認して是正措置を追跡し、調達は結果を把握します。停止の決定は手遅れになる前に代替を探すことを意味するからです。継続や停止の決定が場当たりの会議で下されることはありません。すべての決定は全段階を完了したカードの上に築かれ、フォーラムに記録されます。
誰が何を担当する？
このシステムの運用ロールと、日々の仕事における各ロールの責任。そのままチームに割り当てても、自社に合わせて調整しても構いません。
サプライヤー監査員
現地訪問を実施し、チェックリストを記入し、証拠と指摘をカードに上げる。
品質責任者
指摘の重要度分類を承認し、「是正措置」列の是正措置をクローズまで追跡する。
調達責任者
評価結果を把握し、供給が途切れる前に代替サプライヤーを確保して停止決定に備える。
サプライチェーン部長
年次監査計画を承認し、フォーラムに記録される継続・停止の決定に署名する。
初日から用意されるものは？
システムのユニット
- タスク — ワークフローの列と実行カードを備えたかんばんボード
- フォーラム — 整理されたセクションで記録される議論 — 決定も知識も失われません
フォーラムのセクション (4)
- 監査結果各サプライヤーの常設テーマ。訪問・評価の結果を年を超えて公開。パフォーマンスの蓄積記録です。
- 是正措置サプライヤーの是正計画の追跡: 遵守事項と遅延事項、クローズの証拠。
- 継続・停止の決定すべての取引継続・停止決定を、根拠と基礎となった評価スコアとともに記録します。
- 監査手法実際の監査で判明した事実に基づく、チェックリストと評価基準の改善。
«このシステムの運用ルール» — フォーラムにピン留め
1. 重要なサプライヤーは、完了したカードによる記録付きの監査訪問なしに1年を経過させません。 2. すべての指摘は、サプライヤーへ措置を求める前に、重要度分類と証拠添付を「指摘事項」で行います。 3. 是正措置にはカード上の明確な期限があります。サプライヤーの2回の遅延は「取引継続判断」へのエスカレーションを意味します。 4. 継続・停止の決定は、根拠と評価スコアとともにフォーラムへ記録され、記録のない会議では行いません。 5. 停止決定は記録と同時に調達へ通知され、供給断絶前に代替を確保します。