이민·비자 대행사 운영 시스템

모든 수속은 '고객 서류 접수'에서 시작한다. 여권·학위·위임 서류를 받아 완비 여부와 유효기간을 확인하고, '신청·제출'로 넘어가 등록 대행인이 신청서를 준비해 담당 기관의 공식 채널로 제출한다. 카드는 '처리 중'에 머물며 신청 상태를 매일 추적하고, 기관의 지적이나 보완 요청은 도착 즉시 카드에 기록한다. 결과가 나오면 '결과'로 — 승인, 보완, 거절과 그 사유 — 이동하고, 마지막으로 '전달'에서 고객에게 비자나 체류 허가를 전달하며 수속을 닫는다.

채팅은 빠른 자체 조율용이다. 기관에서 답이 온 것을 담당 직원에게 알리거나, 제출 기한 전에 고객에게 누락 서류를 요청하는 식이다. 공지사항은 고객을 향한 대행사의 목소리다. 비자·체류 규정이나 수수료가 바뀌면 진행 중·신규 수속에 미치는 실무적 영향과 함께 즉시 게시한다. 고객이 전화를 기다릴 필요 없이 자기 상황을 알게 되며, 이 알림 자체가 고객 신뢰의 이유다.

정산은 고객을 대신해 납부한 관납 수수료와 대행사 수수료를 정확히 구분하고, 수속별로 고객이 낸 금액과 잔액을 기록한다. 등록 대행인은 매일 '처리 중' 카드를 검토해 통상 기간을 넘긴 수속을 찾아내 담당 직원에게 기관 연락을 지시한다. 기관 부서 사이에서 수속이 유실되지 않고, 준비된 수속이 수수료 미납으로 멈추지 않는다.