공증사무소 운영 시스템

모든 수속은 '예약 접수'에서 시작한다. 당사자 정보와 수속 유형 — 계약, 위임장, 소유권 이전 — 방문 일시, 지참 서류를 기록하고, 방문 시 '본인 확인'으로 넘어가 신분·권한·서류 완비를 확인한다. '문서 작성'에서 공증 담당자가 당사자의 의사와 법 규정에 맞는 계약서·위임장 문안을 써서 당사자에게 보이고, '공증'에서 수석 공증인이 진술·서명·증서 발급을 진행한다. 마지막으로 '교부·보관'에서 당사자에게 부본을 교부하고 참조 번호로 기록을 보관한다.

채팅은 하루 업무의 조율 공간이다. 고객과의 예약 확인, 늦게 도착한 당사자를 담당자에게 알림, 예약 전 누락 서류 요청 — 고객이 헛걸음하지 않게 하는 것들이다. 공지사항에는 영업시간과 공식 안내를 싣는다. 공증 절차나 전자 등기 요건에 대한 법무 당국의 새 지침 같은 것으로, 고객이 첫 방문에 서류를 완비해 오게 한다.

정산에는 수속별 수수료를 매일 기록하고 관납 수수료와 사무소 수수료를 구분해, 수석 공증인이 수작업 집계 없이 일·월 수입을 정확히 안다. 담당자들은 수속마다 카드를 컬럼 사이로 옮기고, 수석 공증인은 매 세션 전 '공증' 목록을 검토하며 본인 확인과 문서 작성이 카드에 완료되지 않은 수속에는 날인하지 않는다. 공증인의 인장은 순간의 판단이 아니라 법적 책임이기 때문이다.