단지 소유자 관리단 운영 시스템
공용 서비스와 정기 관리비가 있는 주거·상업 단지의 소유자 관리단.
단지의 일상 운영과 관리비, 총회 결정을 하나의 시스템으로 — 소유자 권리 보호와 투표 기록.
신용카드 없이 — 전체 시스템이 1분 만에 프로젝트에 세팅됩니다
이것이 여러분이 받게 될 시스템 보드입니다. 워크플로 열과 첫 단계를 보여주는 시작 카드로 구성되어 있습니다
이 시스템에서 일은 어떻게 흘러가나요?
관리단 업무는 다섯 컬럼에 배분된다. 경비·청소·상시 운영의 '일상 운영', 엘리베이터·펌프·시스템의 정기 '정기 점검', 정기 관리비 부과·수금 추적의 '관리비', 예산·대형 계약 등 총회에 올리는 안건의 '총회 안건', 총회가 의결한 것을 현장에서 실행하는 '실행'. 카드는 단계가 끝날 때마다 다음 컬럼으로 옮긴다. '총회 안건'에서 의결된 안건은 담당자와 기한이 있는 실행 카드로 바뀐다.
정산은 소유자의 금전 프라이버시를 지킨다. 호실별 부과액, 납부·잔액, 관리단 지출(인건비·유지보수 계약) — 관리단장과 회계만 열어본다. 포럼은 자체 민주주의의 광장이다. 투표가 필요한 안건은 비용·근거와 함께 투표 섹션에 올리고, 총회 결정을 최종 기록해 채팅에서 사라지지 않게 한다. 채팅은 관리단장·위원회·업체 간 빠른 조율용이고, 공지사항은 소유자를 향한 관리단의 공식 채널이다: 총회 소집, 점검·단수 예고.
관리단장이 매일 보드를 운영해 카드를 옮기고, 소유자 위원회가 권한을 넘는 사안을 검토·승인하며, 관리비 회계가 '관리비' 컬럼을 관리해 정산에 납부를 기록하고 연체자에게 공식 서신을 보낸다. 분기마다 정산에서 수입·지출 내역을 발행해 총회에 제시한다. 소유자가 관리비의 행방을 보는 것 — 이 투명성이 관리단 업무의 핵심이다.
누가 무엇을 맡나요?
이 시스템의 운영 역할과 일상 업무에서 각 역할의 책임입니다. 그대로 팀에 배정하거나 여러분의 상황에 맞게 조정하세요.
관리단장
매일 보드를 운영한다: 운영·점검 업무 배분, 카드 이동, '실행' 컬럼에서 의결된 총회 결정 집행.
소유자 위원회
예산·대형 계약을 검토하고, 포럼에 안건을 올려 투표에 부치며, 총회 결정과 회의록을 기록한다.
관리비 회계
정기 관리비를 발행하고 소유자별 납부를 정산에 기록하며, 연체자를 추적하고, 분기 수입·지출 내역을 만든다.
운영·점검 책임자
'일상 운영'·'정기 점검' 작업을 현장에서 수행하고, 채팅에서 소유자 신고를 받아 완료 후 카드를 닫는다.
첫날부터 무엇이 준비되나요?
시스템 유닛
- 업무 — 워크플로 열과 실행 카드를 갖춘 칸반 보드
- 채팅 — 팀의 빠른 일일 조율 채널
- 포럼 — 정리된 섹션에 기록되는 논의 — 결정 사항과 지식이 사라지지 않습니다
- 공지사항 — 경영진의 공식적인 목소리 — 모두에게 닿는 회람과 알림
- 정산 — 철저한 비공개로 관리하는 사내 자금 — 정산, 가불, 경비
포럼 섹션 (5)
- 투표·총회 결정총회 의결이 필요한 안건을 비용·근거와 함께 올리고, 투표 결과와 최종 결정을 같은 주제에 기록한다.
- 공급사·업체 견적대형 유지보수·운영 계약 견적 비교 — 가격·보증·실적 — 총회 제출 전.
- 공용 서비스청소·경비·일상 운영 수준 논의와 현 업체 또는 대안과의 개선 제안.
- 소유자 의견·불만시설·서비스에 대한 비긴급 의견 — 수용된 것은 보드 카드로 전환한다.
- 단지 개선공용 시설 개선과 단지 가치 제고 아이디어: 야외 휴식 공간, 사인, 출입구 리뉴얼 등.
«이 시스템의 운영 규칙» — 포럼에 고정됨
1. 모든 운영·점검 업무는 담당자와 기한이 있는 보드 카드다 — 구두 업무는 없다. 2. 관리단장 권한 한도를 넘는 지출은 '투표·총회 결정' 섹션의 기록된 결정 없이는 집행하지 않는다. 3. 소유자 관리비와 계정은 정산에만 있고, 관리단장과 회계 외에는 열어보지 않는다. 4. 모든 투표 결과는 의결 당일 포럼 주제에 적고 '실행'에 카드를 만든다. 5. 소유자 공식 알림은 공지사항에 게시하고 채팅으로 때우지 않는다. 6. 연체자는 해당 호실 카드에 기록되는 단계적 공식 서신으로 대응한다.
환영 공지: «관리단 시스템에 오신 것을 환영합니다»
오늘부터 이 시스템이 관리단의 일하는 방식입니다: 운영·점검은 보드의 카드, 소유자 관리비는 완전한 비공개의 정산, 총회 투표가 필요한 모든 결정은 포럼에 올려 기록합니다. 첫 단계: 현재 관리비 내역 검토와 기존 운영 계약 등록. 총회 소집과 소유자 공식 알림은 이 채널에 게시됩니다.