구매조달 부서 통합 시스템
내부 부서의 구매 요청과 공급업체 견적, 계약, 대금 지급을 관리하는 구매 부서.
부서 요청부터 공급업체 평가까지 이어지는 전체 구매 사이클 — 문서화된 견적, 명확한 승인, 대조된 지급.
신용카드 없이 — 전체 시스템이 1분 만에 프로젝트에 세팅됩니다
이것이 여러분이 받게 될 시스템 보드입니다. 워크플로 열과 첫 단계를 보여주는 시작 카드로 구성되어 있습니다
이 시스템에서 일은 어떻게 흘러가나요?
모든 구매 요청은 품목·수량·기술 사양·요청 부서·필요 일자가 기록된 카드로 「요청」 열에 들어옵니다. 구매 담당자가 카드를 받아 「견적」으로 옮기고, 공급업체로부터 최소 3건의 견적을 받아 간단한 비교표와 함께 카드에 첨부합니다. 견적이 갖춰지면 카드는 구매 관리자에게 「승인」으로 넘어가고, 관리자는 가격·품질·납기 준수를 저울질해 가장 적합한 견적을 승인합니다. 이후 「구매」로 전환해 발주서를 발행해 공급업체에 보냅니다. 납품이 도착하면 카드는 「입고」로 이동해 입고 검수 확인서를 첨부하고, 「지급」에서는 발주서·입고 확인서·청구서의 3방향 대조 후 재무팀이 대금을 결제합니다. 마지막으로 「공급업체 평가」에 머물며 이번 거래에서 공급업체의 성과를 평가합니다.
채팅은 일상 조율 채널입니다. 구매 담당자가 부서 요청의 불분명한 사양을 문의하거나, 공급업체와 납품 일정을 빠르게 확인하는 데 씁니다. 반면 장기적 영향이 있는 공급업체 선정 결정은 채팅에 두지 않고 포럼에 문서화합니다. 특히 대형 거래에서는 나중에 어떤 검토자라도 왜 이 공급업체를 선택했는지 알 수 있어야 합니다.
포럼은 공급업체 평가와 승인 결정 문서화에 섹션을 할애합니다. 공급업체마다 상시 주제가 있어 연속된 거래에 걸쳐 팀의 평가가 쌓이고, 집단 경험이 직원 퇴사로 사라지지 않는 조직의 기억이 됩니다. 정산은 공급업체와의 돈을 비공개로 관리합니다. 선급금과 공급업체별 잔여 대금은 권한 있는 사람만 볼 수 있고, 모든 지급 전에 「지급」 카드와 대조됩니다.
정보 흐름은 명확합니다. 요청 부서는 요청을 올리고 이후 협상에 개입하지 않으며, 구매 담당자는 「구매」까지 카드를 관리하고, 입고 코디네이터는 도착을 문서화하며, 재무팀은 「지급」에서 사이클을 닫습니다. 구매 관리자는 매주 보드 전체를 검토합니다. 「견적」에서 1주일 넘게 멈춘 카드, 승인 없는 요청, 납기를 넘긴 공급업체 — 흩어진 보고서가 아니라 하나의 보드로 결정을 내립니다.
누가 무엇을 맡나요?
이 시스템의 운영 역할과 일상 업무에서 각 역할의 책임입니다. 그대로 팀에 배정하거나 여러분의 상황에 맞게 조정하세요.
구매 관리자
「승인」 열에서 견적을 결재하고, 매주 보드를 검토해 정체된 요청을 찾으며, 포럼의 공급업체 평가를 감독합니다.
구매 담당자
「요청」부터 「구매」까지 카드를 관리합니다. 부서에 사양을 확인하고, 견적을 모아 첨부하며, 공급업체와 협상하고 발주서를 발행합니다.
입고 코디네이터
「입고」 열에서 납품 도착을 입고 확인서와 수량·품질 대조로 문서화하고, 부족이나 파손을 즉시 구매 담당자에게 올립니다.
재무팀
지급 전에 청구서를 발주서·입고 확인서와 대조하고, 공급업체별 선급금과 최종 대금을 정산에 기록합니다.
첫날부터 무엇이 준비되나요?
시스템 유닛
- 업무 — 워크플로 열과 실행 카드를 갖춘 칸반 보드
- 채팅 — 팀의 빠른 일일 조율 채널
- 포럼 — 정리된 섹션에 기록되는 논의 — 결정 사항과 지식이 사라지지 않습니다
- 정산 — 철저한 비공개로 관리하는 사내 자금 — 정산, 가불, 경비
포럼 섹션 (4)
- 공급업체 평가공급업체마다 상시 주제를 두고 연속된 거래에 걸쳐 납기 준수·품질·가격 평가를 축적합니다.
- 승인 결정대형 구매에서 한 견적을 선택한 이유를 문서화 — 왜 이 공급업체를, 어떤 기준으로 선택했는지.
- 납품 경험납품 문제와 지연, 부족 사례와 그 처리 방법 — 이전 공급업체와 거래하기 전에 참조하는 자료.
- 구매 절차 개선요청·승인·입고 사이클을 개선하는 팀 내부의 제안.
«이 시스템의 운영 규칙» — 포럼에 고정됨
1. 시스템 밖 구매는 없습니다: 금액과 무관하게 모든 요청은 「요청」 열에 카드로 등록합니다. 2. 첨부된 견적 3건 또는 그 미만으로 족한 사유의 문서화 없이는 카드를 「승인」으로 옮길 수 없습니다. 3. 대형 거래의 공급업체 선정 결정은 포럼에 문서화합니다 — 채팅은 신속한 조율 전용입니다. 4. 3방향 대조 없는 지급은 없습니다: 발주서·입고 확인서·청구서를 맞추고 지급은 즉시 정산에 기록합니다. 5. 모든 공급업체는 카드 종료 전에 「공급업체 평가」 열과 포럼 주제에서 평가받습니다.