공급업체 계약 부서 시스템

모든 공급업체 계약은 서명된 계약서 원문과 공급업체 정보, 계약 금액, 기간이 첨부된 카드로 「계약」 열에 들어오고, 「조건」으로 이동해 핵심 의무 — 서비스 수준, 지체상금, 납품 일정 — 를 추출해 기한이 있는 후속 과제로 카드에 등록합니다. 이후 카드는 계약 기간 내내 「이행」에 머물고, 조건 위반이나 이행된 의무는 모두 날짜와 함께 문서화됩니다. 계약 종료 90일 전에 카드는 연장 협상을 위해 「갱신」으로, 새로 경쟁을 열기로 했다면 「교체」로 이동하고, 마지막으로 「보고」에서 계약과 공급업체에 대한 종합 평가와 함께 마감됩니다.

채팅은 계약 담당자·구매·법무 간의 신속한 조율 공간입니다. 조항 해석 문의, 갱신 기한 임박 알림, 위반 공급업체와의 회의 조율에 씁니다. 지체상금 발동이나 면제 같은 결정은 대화에서 사라지지 않도록 근거와 함께 계약 카드 자체에 문서화합니다.

정산은 계약과 연결된 돈을 추적합니다. 서명 시 선급금, 공급업체에 정기적으로 지급할 대금, 부과된 지체상금은 회사의 채권으로 기록됩니다. 계약 담당자와 재무팀만 열람할 수 있어, 계약별 재무 현황이 별도 파일 없이도 항상 최신으로 유지됩니다.

계약 담당자는 매주 「이행」 열을 열어 이행될 의무를 검토하고, 법무팀은 새 「조건」 카드를 검토해 의무 추출을 인가하며, 구매팀은 「교체」 카드를 충분한 시간을 두고 준비해 대체 입찰을 진행합니다. 이렇게 하면 이행이 부실한 계약이 자동으로 갱신되는 일도, 중요한 계약이 대안 없이 끝나는 일도 없습니다.