System działu środków trwałych i powierzeństwa

Każdy nowy środek trwały trafia jako karta do kolumny „Rejestracja” zaraz po zakupie: jego rodzaj, numer seryjny, wartość, data zakupu i okres amortyzacji. Przy przekazaniu pracownikowi lub działowi karta przechodzi do „Powierzenia” — podpisanego przez odbiorcę i udokumentowanego na niej. W ciągu życia środka jego karta przechodzi do „Konserwacji” przy każdej awarii lub okresowej konserwacji wraz z fakturami, a jego wartość księgowa jest okresowo aktualizowana w „Amortyzacji” według zatwierdzonej polityki. Gdy użytkownik przestaje go potrzebować lub odchodzi z pracy, karta przechodzi do „Zwrotu”, gdzie środek jest sprawdzany, odzyskiwany i rozstrzygany jest jego los — ponowne przekazanie, wymiana lub likwidacja — a wszystkie karty są zbierane raz w roku w „Inwentaryzacji rocznej”, gdzie ewidencje są uzgadniane ze sprawdzeniem terenowym, a rozbieżności i ich rozwiązanie dokumentowane.

Czat koordynuje bieżący ruch: prośba o nowe powierzenie dla nowozatrudnionego, zgłoszenie awarii wymagającej przeniesienia karty do „Konserwacji” albo koordynacja odbioru powierzeństwa od odchodzącego pracownika przed rozliczeniem jego odejścia — żaden pracownik nie zostaje rozliczony, dopóki karty jego powierzeństw nie znajdą się kompletnie w „Zwrocie”.

Należności rejestrują wymiar finansowy każdego środka poufnie: wartość zakupu, skumulowana amortyzacja i bieżąca wartość księgowa oraz koszty konserwacji na karcie środka. Przy inwentaryzacji, sprzedaży lub likwidacji środka operacja jest księgowana natychmiast — więc wartość księgowa w systemie pozostaje zgodna z rzeczywistością, a zespół zna koszt każdego działu w zakresie środków i konserwacji przy każdej decyzji o odnowieniu.