System sklepu z częściami samochodowymi
Sklep z częściami z dużym magazynem i zamówieniami warsztatów rozliczanymi w cyklach miesięcznych.
Od zamówienia warsztatu z numerem części przez weryfikację i zaopatrzenie po dostawę, rozliczenie miesięczne i inkaso.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Warsztaty zamawiają po numerach części, nie po nazwach: każde zamówienie warsztatu trafia jako karta do kolumny „Zamówienie” z numerem części lub numerem nadwozia i modelem samochodu. Magazynier przenosi ją do „Weryfikacja”, gdzie dopasowuje numer do stanu magazynowego lub zatwierdzonych zamienników — oryginalnych i handlowych; jeśli część jest dostępna, karta przechodzi do „Zaopatrzenie” na kompletację, a jeśli nie, pozostaje w „Weryfikacja”, dopóki zamiennik nie zostanie zatwierdzony z klientem albo zamówienie odrzucone. Po skompletowaniu karta przechodzi do „Dostawa” aż do odbioru przez warsztat, potem faktury miesiąca zbierane są w „Rozliczenie miesięczne” osobno dla każdego warsztatu, a zamykane w „Inkaso” przy zapłacie.
Czat łączy sprzedaż warsztatową z magazynierem: potwierdzenie numeru części ze zdjęcia przysłanego przez mechanika, pytanie o różnicę między oryginałem a zamiennikiem czy pilne zamówienie warsztatu z autem na podnośniku, które nie może czekać. Ostateczne ustalenia co do numeru, ceny i zamiennika utrwalamy na karcie, by faktura nie rozeszła się z zamówieniem przy rozliczeniu miesięcznym.
Należności prowadzą miesięczne konta warsztatów — należności każdego z nich, limity kredytowe i terminy płatności — oraz zobowiązania wobec dostawców części. Sklep wie warsztat po warsztacie, kto płaci w terminie, a kto przekracza limit, i wstrzymuje sprzedaż z odroczoną płatnością zaległym, zanim należności urosną.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Specjalista ds. sprzedaży warsztatowej
Przyjmuje zamówienia warsztatów i rejestruje je z numerami na kartach, śledzi „Weryfikacja” z klientami przy potrzebie zamiennika oraz dba o stałe relacje z warsztatami i ich limity kredytowe.
Magazynier
Dopasowuje numery w „Weryfikacja”, kompletuje części w „Zaopatrzenie” i aktualizuje stany, a na czacie alarmuje przy powtarzających się zapytaniach o niedostępny produkt, by uwzględnić go w najbliższym zakupie.
Odpowiedzialny za rozliczenia miesięczne
Zbiera faktury każdego warsztatu w „Rozliczenie miesięczne”, śledzi „Inkaso” i zaległe należności oraz uzgadnia ze sprzedażą każde przekroczenie limitu kredytowego.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.