Kompletny system sklepu internetowego
Sklep internetowy z produktami i codziennymi zamówieniami, którego mały zespół prowadzi całą obsługę.
Cały dzień operacyjny na jednej tablicy: od nowego zamówienia po wysyłkę, zwroty i raport dzienny.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każde zamówienie trafia jako karta do kolumny „Nowe zamówienie”, z danymi klienta, produktami i formą płatności. Koordynator zamówień przegląda wpływy rano, weryfikuje dostępność towaru z odpowiedzialnym za magazyn, a następnie przenosi kartę do „Kompletacja”, gdzie zamówienie jest pakowane i opatrywane listem przewozowym, a stamtąd do „Wysyłka” z nazwą przewoźnika i numerem śledzenia. Po potwierdzeniu dostawy karta trafia do „Zrealizowane”, a jeśli zamówienie wróci z jakiegokolwiek powodu — do „Zwrot” wraz z powodem zwrotu i decyzją o rekompensacie. Na koniec dnia wszystkie liczby podsumowuje karta „Raport dzienny”: zamówienia nowe, wysłane, zrealizowane i zwrócone.
Czat to kanał szybkiej koordynacji przez cały dzień: pytanie o dostępność produktu, niekompletny adres klienta czy problem z listem przewozowym — szybkie decyzje, które nie wymagają archiwizacji. Decyzje o promocjach, rabatach oraz terminach ich rozpoczęcia i zakończenia publikuje w Ogłoszeniach kierownik sklepu, tak aby cały zespół pracował na tych samych cenach i komunikatach — promocja podana na czacie nie jest wiążąca.
Należności prowadzą poufnie finanse sklepu: zobowiązania wobec dostawców z harmonogramem płatności, cotygodniowe opłaty firm kurierskich i codzienne koszty operacyjne, jak opakowania i materiały eksploatacyjne. Dzięki temu kierownik sklepu zna swoje zobowiązania jeszcze przed zaksięgowaniem sprzedaży i widzi dzienny wynik netto bez osobnych arkuszy.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik sklepu
Nadzoruje tablicę rano i wieczorem, zatwierdza promocje i rabaty i ogłasza je w Ogłoszeniach, a raz w tygodniu przegląda kolumnę „Zwrot” i jej przyczyny, by eliminować źródła problemów.
Koordynator zamówień
Przyjmuje zamówienia w kolumnie „Nowe zamówienie” i prowadzi je przez kolumny aż do „Zrealizowane”, dołącza listy przewozowe do kart i śledzi opóźnienia z firmami kurierskimi.
Odpowiedzialny za magazyn
Aktualizuje stany produktów i alarmuje na czacie, gdy jakiś produkt zbliża się do wyczerpania; przejmuje zwroty z kolumny „Zwrot” i decyduje o ich powrocie do magazynu lub utylizacji.
Specjalista ds. obsługi klienta
Śledzi oceny klientów i reklamacje dotyczące opóźnień oraz dokładnie rejestruje przyczyny zwrotów na kartach do dziennego raportu kierownika.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie sklepu»
Od dziś każde zamówienie to karta przechodząca przez kolumny od „Nowe zamówienie” do „Zrealizowane” lub „Zwrot” — żadne zamówienie nie jest prowadzone w prywatnych rozmowach. Decyzje o promocjach i rabatach publikujemy wyłącznie tutaj, w Ogłoszeniach, a szybka koordynacja odbywa się na czacie. Zacznijcie od zarejestrowania dzisiejszych zamówień, a dzień zamknijcie kartą raportu dziennego.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.