System firmy zaopatrującej sklepy (mały B2B)
Dystrybutor zaopatrujący sklepy spożywcze i małe restauracje w cykliczne dostawy na podstawie umów.
Od potencjalnego klienta przez umowę i cotygodniowe dostawy po inkaso — należności klientów w jednym miejscu.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdy docelowy sklep czy restauracja trafia jako karta do kolumny „Klient” z profilem działalności i przewidywanym tygodniowym zapotrzebowaniem. Specjalista ds. sprzedaży przygotowuje ofertę cenową i karta przechodzi do „Oferta”; po porozumieniu podpisywana jest umowa i karta trafia do „Umowa” z warunkami dostaw, cenami i harmonogramem. Następnie karta żyje w „Dostawa tygodniowa”: każda dostawa rejestrowana jest na karcie z ilościami i asortymentem, a po zamknięciu cyklu rozliczeniowego karta przechodzi do „Inkaso” aż do uregulowania faktury, potem do „Ocena” na przegląd rzetelności i zadowolenia klienta przed odnowieniem umowy.
Czat łączy koordynatora dostaw, magazyn i kierowców: zmiana ilości w jutrzejszej dostawie, odwołanie odbioru przez klienta czy ostrzeżenie o niedostępnym produkcie wymagającym zatwierdzonego przez klienta zamiennika. Uzgodnione zmiany notujemy na karcie, by faktura odpowiadała temu, co faktycznie dostarczono, i liczby nie rozjechały się przy inkasie.
Należności to serce tego systemu: faktury należne od każdego klienta za cotygodniowe dostawy, zakupy firmy od jej dostawców i wiekowanie należności każdego konta. Właściciel wie, kto płaci, a kto się spóźnia, zanim opóźnienie zamieni się w stratę, i ustala limity kredytowe na liczbach, nie na wrażeniach.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Specjalista ds. sprzedaży
Pozyskuje nowych klientów i przygotowuje oferty, negocjuje umowy i zapisuje ich warunki na karcie oraz przegląda kolumnę „Ocena” przed odnowieniem każdej umowy.
Koordynator dostaw
Zarządza kolumną „Dostawa tygodniowa”: przygotowuje dostawy i układa trasy kierowców, a każdą realizację rejestruje z ilościami na karcie klienta zaraz po jej zakończeniu.
Specjalista ds. inkasa
Śledzi kolumnę „Inkaso”: wystawia faktury w terminach, monitoruje wiekowanie należności w Należnościach i uzgadnia ze sprzedażą każde odnowienie dla klienta z opóźnionymi płatnościami.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.