Kompletny system hotelu butikowego
Hotel od dwudziestu do osiemdziesięciu pokoi z zespołem recepcji, obsługi, konserwacji i pracą zmianową.
Cały dzień hotelowy na jednej tablicy: dzisiejsze przyjazdy, obłożenie, obsługa gości, wyjazdy i audyt nocny.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Dzień hotelu zaczyna się od kolumny „Przyjazdy dnia”: karty oczekiwanych gości z numerami rezerwacji, życzeniami specjalnymi i godzinami przyjazdu; recepcja przygotowuje pokoje i przenosi kartę do „Zameldowani” w chwili wydania klucza. Przez cały pobyt prośby gościa przechodzą przez „Obsługa” — dodatkowe sprzątanie, konserwacja czy obsługa pokoju — a przy wyjeździe karta trafia do „Wyjazd i sprzątanie”, gdzie pokój jest sprawdzany i przygotowywany do ponownej sprzedaży. Cały dzień zamyka „Audyt nocny” z uzgodnieniem faktycznego obłożenia z rezerwacjami i przychodami.
Czat to nić łącząca zmiany: przekazanie zmiany porannej wieczornej odbywa się przez niego z podsumowaniem otwartych spraw, a pilne prośby gości koordynowane są natychmiast między recepcją, obsługą i konserwacją. Ogłoszenia to głos kierownictwa dla personelu: obiegi polityki recepcji, alerty o nadchodzących dużych grupach oraz oceny gości wymagające reakcji całego zespołu.
Należności prowadzą poufnie wydatki zmian i kasy mankietowe: każda zmiana otrzymuje kasę i rejestruje swoje wydatki oraz pilne zakupy dla gości, a jej rozliczenie następuje w „Audyt nocny” bez papierowych rejestrów — kierownik wie, która zmiana wydała ile i kiedy.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik hotelu
Co rano przegląda „Audyt nocny”, zatwierdza obiegi w Ogłoszeniach i śledzi oceny gości oraz powtarzające się reklamacje aż do ich rozwiązania.
Kierownicy zmian
Rozdzielają pracę między recepcję, obsługę i konserwację na swoich zmianach i pilnują przepływu kart między kolumnami, by prośby gości się nie zatrzymywały.
Recepcjoniści
Prowadzą „Przyjazdy dnia”, „Zameldowani” i wyjazdy oraz zapisują specjalne życzenia gości na kartach od razu po ich zgłoszeniu, bez polegania na pamięci.
Zespół obsługi pokoi
Realizuje karty „Obsługa” i „Wyjazd i sprzątanie” według standardów gotowości i zgłasza na czacie każde uszkodzenie lub braki w pokojach zaraz po ich wykryciu.
Konserwator
Przejmuje zgłoszenia usterek z kart „Obsługa” i dokumentuje naprawy na nich, a to, co wymaga zewnętrznego wykonawcy, eskaluje do kierownika zmiany bez zwłoki.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie hotelu»
Od dziś nasz dzień hotelowy przechodzi tędy: przyjazdy dnia to karty, prośby gości to karty, a przekazanie między zmianami odbywa się przez czat z podsumowaniem otwartych spraw. Obiegi kierownictwa publikowane są wyłącznie w Ogłoszeniach. Zacznijcie od zarejestrowania oczekiwanych przyjazdów dnia.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.