System firmy utrzymania budynków
Firmy utrzymania budynków z umowami okresowymi na obiekty, codziennymi zgłoszeniami i terenowymi ekipami technicznymi.
Zgłoszenie jako karta — od przyjęcia po fakturę — z monitorowanym czasem reakcji i ogłaszanym klientom harmonogramem konserwacji prewencyjnej.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każde zgłoszenie trafia jako karta do „Zgłoszenie” — od klienta albo z harmonogramu konserwacji prewencyjnej — z udokumentowaną lokalizacją, opisem i priorytetem. Koordynator zgłoszeń kieruje właściwego technika i karta przechodzi do „Diagnoza”, gdzie technik bada usterkę i określa części oraz szacunkowy koszt, potem do „Naprawa” po akceptacji klienta, jeśli naprawa wykracza poza umowę, dalej do „Weryfikacja klienta”, gdzie klient potwierdza usunięcie usterki i komentuje na karcie, a na końcu „Zamknięcie i fakturowanie” — wystawienie faktury albo odliczenie wizyty od umowy okresowej.
Czat koordynuje ruch techników: koordynator przekazuje adres albo pyta technika o część w samochodzie, a technik zamieszcza zdjęcia „przed i po” z miejsca pracy. Ogłoszenia niosą klientom harmonogram konserwacji prewencyjnej: terminy kolejnych wizyt okresowych dla każdego obiektu publikujemy z wyprzedzeniem, by klienci przygotowali obiekty, a także każde oficjalne obwieszczenie o zmianie cen umów czy godzin pracy w sezonach i świętach.
Należności rejestrują wynagrodzenia techników i części zamienne przy każdym zgłoszeniu, więc firma zna rentowność każdej umowy serwisowej z osobna — umowę, która pochłania części i wizyty, wyceniamy przy odnowieniu na podstawie udokumentowanych liczb. Koordynator zgłoszeń co godzinę obserwuje karty w „Zgłoszenie” i „Diagnoza”, bo czas reakcji jest miarą satysfakcji w umowach, a każde pilne zgłoszenie przeskakuje kolejkę z wyraźnym oznaczeniem priorytetu, które widzą wszyscy.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Koordynator zgłoszeń
Przyjmuje zgłoszenia i rozdziela je technikom według specjalizacji i lokalizacji, monitoruje czas reakcji na kartach „Zgłoszenie” i „Diagnoza” oraz natychmiast eskaluje sytuacje awaryjne.
Technicy terenowi
Diagnozują usterki i wykonują naprawy, zamieszczają na karcie zdjęcia „przed i po” oraz dokumentują wymienione części do fakturowania.
Specjalista ds. umów
Zarządza harmonogramem konserwacji prewencyjnej i publikuje jego terminy w Ogłoszeniach, śledzi satysfakcję klientów w „Weryfikacja klienta” oraz odnowienia umów.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie utrzymania»
Od dziś każde zgłoszenie to karta przechodząca od przyjęcia po zamknięcie i fakturę, a nasz czas reakcji jest widoczny dla wszystkich na tablicy. Zacznijcie od zarejestrowania dzisiejszych zgłoszeń i bieżących umów serwisowych oraz opublikujcie w Ogłoszeniach harmonogram najbliższych wizyt prewencyjnych, by klienci przygotowali obiekty.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.