System działu wydarzeń firmowych
Zespół organizujący wewnętrzne i zewnętrzne wydarzenia firmy — od briefu po rozliczenie kosztów.
Każde wydarzenie to jedna karta: brief, przygotowanie, dostawcy, realizacja, ewaluacja i koszty — żaden szczegół nie ginie.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każde wydarzenie zaczyna się od karty w kolumnie „Brief”, pisanej przez kierownika ds. wydarzeń: cel, przewidywana liczba uczestników, budżet, data i miejsce. Karta przechodzi do „Przygotowania”, gdzie koordynatorzy pracują z listami kontrolnymi: rezerwacja, pozwolenia, zaplecze techniczne i catering, następnie do „Dostawców”, aby śledzić umowy, dostawy i ich terminy na karcie. W dniu wydarzenia karta przechodzi do „Realizacji” i z niej zarządzana jest operacyjna lista scenariuszowa, potem do „Ewaluacji” w celu zebrania satysfakcji uczestników i uwag zespołu, a zamyka się w „Kosztach” uzgodnieniem faktycznych wydatków z zatwierdzonym budżetem.
Czat to kanał koordynacji terenowej w momencie realizacji — opóźniony dostawca albo zmiana w agendzie dociera do całego zespołu natychmiast. Ogłoszenia docierają do pozostałych pracowników: zaproszenia na wydarzenia wewnętrzne, przypomnienia i instrukcje dotyczące udziału wychodzą stąd, a nie z rozproszonych wiadomości.
Należności zarządzają pieniędzmi wydarzeń poufnie: należności każdego dostawcy i jego płatności, wydatki wydarzenia pozycja po pozycji oraz pozostała część budżetu. Gdy karta dociera do „Kosztów”, liczby są gotowe do uzgodnienia i zamknięcia — zamiast zbierania faktur kilka tygodni po zakończeniu wydarzenia.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik ds. wydarzeń
Pisze brief każdego wydarzenia i zatwierdza jego budżet, przegląda ewaluację po realizacji i zatwierdza ostateczne zamknięcie kosztów.
Koordynator wydarzeń
Prowadzi kartę „Przygotowania” z listami kontrolnymi rezerwacji, pozwoleń i zaplecza oraz dowodzi realizacją terenową w dniu wydarzenia.
Koordynator ds. dostawców
Przyjmuje oferty dostawców, śledzi umowy i dostawy w kolumnie „Dostawcy” oraz rejestruje ich należności i płatności w Należnościach.
Specjalista ds. raportów i kosztów
Zbiera dane o frekwencji i satysfakcji w „Ewaluacji” oraz uzgadnia faktury z budżetem w „Kosztach” przed zamknięciem karty.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie wydarzeń firmowych»
Od dziś każde wydarzenie jest zarządzane tutaj: karta przechodzi od „Briefu” do „Kosztów”, koordynacja terenowa odbywa się na czacie, a należności dostawców w Należnościach. Zacznijcie od wprowadzenia nadchodzących wydarzeń jako kart w kolumnie „Brief” wraz z datami i budżetami, a zaproszenia dla pracowników i przypomnienia będą wychodzić przez Ogłoszenia z tego systemu.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.