System agencji celnej
Agencje celne obsługujące przesyłki przychodzące: dokumenty, deklaracje, opłaty i dopuszczenie do obrotu.
Ścieżka przesyłki od dokumentów przez deklarację, kontrolę, opłaty i dopuszczenie aż po dostawę — ze ścisłym rozdziałem pieniędzy klienta od pieniędzy agencji.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda przychodząca przesyłka trafia jako karta do kolumny „Dokumenty”, gdzie gromadzi się konosament, fakturę, certyfikat pochodzenia i papiery klienta; braki wypisuje się i zamawia u klienta przez czat. Po skompletowaniu upoważniony agent celny wprowadza deklarację celną i karta przechodzi do „Deklaracja”, a gdy przesyłka podlega kontroli — do „Kontrola”, gdzie pracownik ds. obsługi śledzi termin i wynik przeglądu oraz dołącza protokół do karty.
Po kontroli karta przechodzi do „Opłaty”, gdzie regulowane są należności celne z udokumentowaną kwotą i dowodem zapłaty, następnie do „Dopuszczenie” po wydaniu ostatecznego zezwolenia, a potem do „Dostawa”, gdy przesyłka opuszcza port i trafia do klienta lub autoryzowanego przewoźnika. Na końcu cykl zamyka się w „Fakturowanie” wynagrodzeniem agencji za obsługę przesyłki.
Rozliczenia to finansowy kręgosłup agencji: opłaty uiszczone w imieniu każdego klienta rejestruje się oddzielnie od wynagrodzenia za odprawę, a otrzymane i pozostałe wpłaty śledzi z poufnością — widzą je tylko uprawnieni. Czat służy do szybkiej koordynacji z przedstawicielami portów, firmami transportowymi i klientami: brakujący dokument, przesunięty termin kontroli, przesyłka gotowa do wyjazdu.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Upoważniony agent celny
Zatwierdza i podpisuje deklaracje celne, nadzoruje kolumny „Kontrola” i „Dopuszczenie” oraz rozstrzyga z organami spory o klasyfikację lub wartość.
Pracownicy ds. obsługi
Kompletują dokumenty i przesuwają karty między kolumnami, śledzą terminy kontroli i dołączają do każdej karty protokoły oraz dowody.
Koordynator ds. klientów
Przyjmuje nowe przesyłki, informuje klientów przez czat o brakach i postępach oraz planuje dostawę po dopuszczeniu.
Księgowy
Zapisuje w Rozliczeniach opłaty uiszczone za klientów, wynagrodzenie i wpłaty, a faktury wystawia w kolumnie „Fakturowanie”.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.