System firmy wind i schodów ruchomych
Firmy zajmujące się windami i schodami ruchomymi: montaż, umowy serwisowe i zgłoszenia awaryjne.
Zgłoszenie awaryjne jako szybka karta od przyjęcia po raport, z monitorowanym czasem dojazdu i zaplanowaną konserwacją okresową każdego budynku.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Zgłoszenie awaryjne to szybka karta wchodząca do „Zgłoszenie” z danymi budynku, rodzajem usterki i informacją, czy ktoś jest uwięziony; koordynator alarmowy kieruje najbliższego technika i karta natychmiast przechodzi do „W drodze”, a klient wie, że technik już jedzie. W „Naprawa” technik dokumentuje usterkę i wymienione części wraz ze zdjęciami, potem „Sprawdzenie działania” — pełne cykle pracy windy i test systemów bezpieczeństwa oraz alarmu — dalej „Raport”, który podsumowuje dla klienta usterkę, przyczynę, wykonane działanie i zalecenie prewencyjne, a na końcu „Fakturowanie” albo odliczenie od bieżącej umowy serwisowej.
Czat to centrum operacyjne alarmów: koordynator nadaje pilne zgłoszenia, technicy odpowiadają swoimi lokalizacjami, a zgłoszenie przejmuje ten, kto dotrze najszybciej. Ogłoszenia publikują miesięczny harmonogram konserwacji okresowej każdego budynku z wyprzedzeniem, by właściciele i zarządcy obiektów byli gotowi, oraz obwieszczenia BHP dla klientów — na przykład jak postępować z windą przy częściowych awariach albo podczas trwających prac serwisowych.
Należności rejestrują wynagrodzenia techników, wizyty awaryjne poza umową i części zamienne dla każdej windy z osobna, więc widać windy, które generują straty i wymagają modernizacji zamiast naprawy — na tej samej analizie budujemy klientom oferty modernizacji. Koordynator obserwuje czas od „Zgłoszenie” do „W drodze”, bo to pierwsze zobowiązanie w umowach, a każde zgłoszenie z osobami uwięzionymi ma najwyższy priorytet, wyprzedzający wszystkie harmonogramy i terminy.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Koordynator alarmowy
Przyjmuje zgłoszenia i rozdziela je najbliższym dostępnym technikom, monitoruje czas dojazdu i naprawy oraz pozostaje w kontakcie z klientem od przyjęcia do zamknięcia zgłoszenia.
Technicy terenowi
Wykonują naprawy, dokumentują usterki i części wraz ze zdjęciami na karcie oraz przed opuszczeniem obiektu przeprowadzają testy bezpieczeństwa w „Sprawdzenie działania”.
Specjalista ds. umów
Prowadzi harmonogram konserwacji okresowej i publikuje go w Ogłoszeniach, przygotowuje miesięczne raporty dla właścicieli oraz śledzi odnowienia i oferty modernizacji.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie wind»
Od dziś każde zgłoszenie to karta przechodząca od przyjęcia po raport i fakturę, a czas dojazdu jest widoczny dla wszystkich na tablicy. Zacznijcie od zarejestrowania bieżących umów serwisowych i ich harmonogramu okresowego oraz opublikujcie w Ogłoszeniach terminy tego miesiąca, by właściciele przygotowali budynki.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.