System działu wydatków pracowników

Pracownik składa roszczenie, które jest zapisywane kartą w kolumnie „Roszczenie” z paragonami, rodzajem wydatku i jego datą; przechodzi do „Weryfikacji polityki”, gdzie księgowy ds. wydatków bada jego zgodność z polityką: limit kategorii, kompletność paragonów, związek ze służbowym zadaniem — niekompletne wraca do pracownika z konkretną uwagą na karcie, nie ustnie. Po sprawdzeniu przechodzi do „Zatwierdzenia” u menedżera zatwierdzającego kwotę według swoich uprawnień, następnie do „Wypłaty”, gdzie realizowany jest przelew lub wypłata gotówkowa z załączonym dowodem, potem do „Archiwum”, gdzie dokumenty są przechowywane uporządkowane, a „Raport” miesięczny podsumowuje wydatki według rodzaju, działu i kategorii najmocniej obciążających politykę.

Należności to serce tego systemu: każdy pracownik ma konto wydatków, na którym rejestruje się jego zatwierdzone roszczenia, to, co mu wypłacono, oraz to, co odrzucono, z powodem odrzucenia — poufnie: pracownik widzi swoje zapisy, a jego przełożony widzi sumę swojego zespołu. Znikają więc pytania „na jakim etapie jest moje roszczenie”, bo status widać na tablicy, a ślad finansowy jest zapisany.

Praca płynie od pracownika wnoszącego roszczenie, do księgowego ds. wydatków, który bada politykę, do menedżera zatwierdzającego, który rozstrzyga w „Zatwierdzeniu”, do kasjera lub księgowego realizującego wypłatę; następnie karta jest archiwizowana i trafia do raportu miesięcznego, który ujawnia kierownictwu wzorce wydatków i luki polityki.