System firmy obsługi gości na wydarzeniach
Firma obsługująca konferencje i przyjęcia firmowe mobilnymi zespołami i sprzętem.
Od briefu klienta przez projekt obsługi, przygotowanie i realizację na miejscu aż po ocenę i fakturowanie.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każde wydarzenie zaczyna się od karty w kolumnie „Brief”: charakter uroczystości, liczba gości, budżet, wymagany poziom obsługi i wszelkie wymagania protokolarne. W „Projekt obsługi” budowane jest pełne doświadczenie gościnne — napoje, serwis kawowy i słodycze, sposób podania i strój personelu — i zatwierdzane przez klienta na piśmie na karcie. Potem „Przygotowanie”: listy sprzętu i materiałów z magazynu oraz przydział personelu i kierownika, a w dniu wydarzenia karta żyje w „Realizacja” z zarządzaniem obsługą na miejscu aż do zakończenia; potem zadowolenie klienta dokumentowane jest w „Ocena”, a rozliczenie kończy się w „Fakturowanie”.
Czat w dniu wydarzenia łączy lokalizację z magazynem: liczba gości powyżej potwierdzonej, nagła prośba protokolarna klienta czy brak materiałów wysyłany natychmiast, zanim ktokolwiek zauważy. Ogłoszenia dla kierownika wydarzeń: wydarzenia tygodnia i przydział zespołów oraz kierowników, aktualizacje pakietów obsługi oraz obowiązujące w firmie wytyczne ubioru i protokołu.
Należności prowadzą zaliczkę klienta i kwoty pozostałe po wydarzeniu, wynagrodzenia personelu tymczasowego za każde wydarzenie oraz zakupy materiałów przypisane każdej uroczystości — rentowność każdego wydarzenia widoczna jest osobno przed zamknięciem miesiąca, a właściciel wie, na które rodzaje wydarzeń warto się koncentrować.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik wydarzeń
Przejmuje duże wydarzenia i negocjuje je, zatwierdza projekty obsługi z klientami, rozdziela zespoły przez Ogłoszenia i przegląda rentowność każdego wydarzenia po jego zafakturowaniu.
Koordynator briefów i klientów
Przyjmuje „Brief” klienta i dokumentuje go dokładnie na karcie, śledzi zatwierdzenie projektu i pozostaje łącznikiem z klientem aż do dnia wydarzenia.
Kierownicy obsługi
Prowadzą personel w „Realizacja” w dniu wydarzenia, zarządzają protokołem na miejscu i rozwiązują sytuacje awaryjne w koordynacji z magazynem przez czat.
Odpowiedzialny za przygotowanie i magazyn
Przygotowuje sprzęt i materiały w „Przygotowanie” według listy każdego wydarzenia, odbiera i uzgadnia zwroty po nim oraz aktualizuje stany magazynu na bieżąco.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie obsługi wydarzeń»
Każde wydarzenie u nas to karta od „Brief” do „Fakturowanie”: zatwierdzony projekt obsługi, listy przygotowania i przydział personelu są na niej udokumentowane. W dniu wydarzenia czat jest gorącą linią między lokalizacją a magazynem, a przydział zespołów ogłaszamy tutaj. Zacznijcie od zarejestrowania wydarzeń tego miesiąca.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.