Kompletny system firmy usług terenowych

Każde zgłoszenie klienta to karta zaczynająca się w kolumnie „Zgłoszenie” z zapisaniem danych klienta, lokalizacji, rodzaju usterki i jej zdjęć, jeśli są. Zgłoszenie przechodzi do „Dyspozycja”, gdzie koordynator wybiera najbliższego dostępnego technika o najwłaściwszej specjalizacji — elektryka do awarii elektrycznej, hydraulika do wycieku — i ustala termin z klientem. Gdy technik rusza, karta przechodzi do „W drodze”, więc koordynator wie, gdzie jest każdy zespół; potem „Naprawa”, gdzie technik dokumentuje wykonane prace, użyte części zamienne i czas pracy; następnie „Płatność” z zapisaniem kwoty i sposobu pobrania, a zamyka się w „Ocena” oceną klienta i jego uwagami o usłudze.

Czat to tętnica bieżącej pracy: koordynator kieruje techników i redystrybuuje zgłoszenia przy każdym nieprzewidzianym zdarzeniu, a technik zamawia część z magazynu albo konsultuje z kolegami trudny przypadek z miejsca pracy. Rozliczenia poufnie zapisują należności i prowizje techników, koszty wymienionych części i pobrane od klientów kwoty — właściciel zna rentowność każdego zgłoszenia i każdego technika.

Przepływ informacji jest jasny: klient dzwoni, koordynator natychmiast rejestruje kartę i kieruje ją dalej, technik aktualizuje ją z miejsca pracy przy każdym przejściu, a przy płatności kwota zapisuje się w Rozliczeniach w tej samej chwili. Pod koniec tygodnia przegląda się karty „Ocena”, by zmierzyć satysfakcję klientów i wydajność techników oraz wyeliminować każdą skargę, zanim się powtórzy.