System firmy ochroniarskiej
Firmy ochrony zarządzające wieloma obiektami ze zmianami pracującymi całodobowo.
Obsługa obiektów ochrony zmianami i obchodami, dokumentowanie zgłoszeń, okresowe raporty dla klienta i fakturowanie umowy.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdy obiekt klienta to karta główna zaczynająca się w „Obiekt” udokumentowaniem danych nieruchomości, wymaganej liczby ochroniarzy i instrukcji specyficznych dla obiektu. Codzienna praca obraca się wokół kolejnych kolumn: „Zmiana”, gdzie dokumentuje się zdawanie i przyjmowanie każdej zmiany oraz potwierdza obecność ochroniarzy; „Obchód”, gdzie zapisuje się patrole ochroniarzy lub brygadzistów z godzinami i uwagami; przy każdym zdarzeniu tworzy się kartę „Zgłoszenie”, w której zapisuje się, co się stało, kto był obecny, jakie działanie podjęto i jakie służby powiadomiono. Okresowo rejestry zbiera się w „Raport” przedkładany klientowi z podsumowaniem zmian, obchodów i zgłoszeń, a potem „Fakturowanie” z fakturą miesięczną umowy.
Czat służy natychmiastowej koordynacji nieznośącej zwłoki: pokrycie zmiany nieobecnego ochroniarza, eskalacja zgłoszenia z obiektu do zarządu albo polecenie brygadzisty dla punktu ochrony. Ogłoszenia to oficjalny głos kierownictwa: ogólne instrukcje bezpieczeństwa dla wszystkich obiektów, ostrzeżenia dyscyplinarne, obwieszczenie o aktualizacji procedur obsługi gości lub sytuacji awaryjnych. Rozliczenia poufnie zapisują pensje ochroniarzy i brygadzistów, należności klientów oraz wszelkie potrącenia i kary umowne.
Ochroniarz zapisuje swoje obchody i zgłoszenia na bieżąco, brygadzista obiektu przegląda rejestry swojej zmiany i eskaluje do zarządu to, co zasługuje, a specjalista ds. raportów zbiera dane miesiąca z kart „Zmiana”, „Obchód” i „Zgłoszenie” i przygotowuje raport klienta przed fakturowaniem — żadna faktura nie wystawia się bez kompletnego raportu dowodzącego jakości usługi.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik operacji
Nadzoruje wszystkie obiekty i zmiany, obsługuje eskalowane zgłoszenia i przegląda comiesięczne raporty klientów przed ich zatwierdzeniem i dołączeniem do faktury.
Brygadziści obiektów
Zarządzają zmianami swoich obiektów: potwierdzają obecność oraz zdawanie i przyjmowanie, przeglądają obchody i jako pierwsi obsługują każde zgłoszenie, eskalując w razie potrzeby.
Ochroniarze
Realizują zmiany i obchody według instrukcji obiektu, zapisując obchody i zgłoszenia na kartach od razu po zajściu, nie pod koniec zmiany.
Specjalista ds. raportów i fakturowania
Zbiera miesięczne rejestry z kolumn i przygotowuje okresowy raport klienta, wystawia faktury i zapisuje w Rozliczeniach pensje i należności.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witajcie w systemie firmy ochroniarskiej»
Od dziś nasze obiekty i zmiany zarządzane są z tej tablicy: każda zmiana jest zdawana i przyjmowana z udokumentowaniem, każdy obchód zapisuje się z godziną, a każde zgłoszenie notuje się z podjętym działaniem od razu po zajściu. Żadne zgłoszenie nie przekazuje się ustnie i nie ginie — co nie zostało zapisane, nie wydarzyło się. Zacznijcie od wpisania obiektów i grafików zmian, a instrukcje bezpieczeństwa i oficjalne obwieszczenia będą docierać do was przez Ogłoszenia.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.