System firmy zwalczania szkodników
Firmy dezynfekcji, deratyzacji i dezynsekcji z umowami na cykliczne wizyty i zgłoszeniami nagłych infestacji.
Umowy zwalczania z zaplanowanymi wizytami, udokumentowanymi zabiegami i kontrolą skuteczności, która gwarantuje wynik i odnowienie umowy.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda umowa klienta to karta zaczynająca się w „Umowa” udokumentowaniem danych klienta, rodzaju docelowych szkodników, uzgodnionej liczby wizyt i czasu trwania umowy. Przechodzi do „Wizyta”, gdzie realizuje się zaplanowane wizyty cykliczne i zapisuje, co opryskano lub jakie pułapki zamontowano; przy każdym zgłoszeniu nagłej infestacji tworzy się kartę w „Zabieg”, gdzie technik dokumentuje rodzaj szkodnika, użyte środki wraz z ich zezwoleniami i stężeniami. Po zabiegu przychodzi „Wizyta kontrolna” sprawdzająca, czy infestacja wyeliminowana, albo decyzja o dodatkowym zabiegu; potem „Raport” z technicznym zestawieniem dla klienta obejmującym wykonane prace i zalecenia prewencyjne, a na końcu „Odnowienie” przed końcem umowy z ofertą odnowienia i zapisem wyniku.
Czat służy koordynacji wizyt i pilnych zgłoszeń: zgłoszenie karaluchów w restauracji nie czeka na harmonogram, podobnie ustalenie wejścia do wrażliwego obiektu o ściśle określonej godzinie. Ogłoszenia to głos kierownictwa dla zespołu: obowiązkowe obwieszczenia BHP przy stosowaniu i przechowywaniu środków, ostrzeżenie o nowych zatwierdzonych lub wycofanych substancjach oraz przypomnienie o umowach bliskich wygaśnięcia. Rozliczenia poufnie zapisują wartości umów i ich wpłaty, koszty środków i sprzętu oraz należności techników.
Zgłoszenie klienta trafia do kierownika technicznego, który określa rodzaj zabiegu i właściwy środek oraz kieruje technika przez czat, a technik dokumentuje na karcie wszystko, czego użył — ta dokumentacja jest wymogiem regulacyjnym. Potem „Wizyta kontrolna” rozstrzyga o zamknięciu zgłoszenia lub powtórzeniu zabiegu, a raport dla klienta buduje się wprost z tych rejestrów.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik techniczny
Zatwierdza plany zabiegów oraz rodzaje i stężenia środków, kieruje techników do nagłych zgłoszeń i przegląda raporty kontrolne przed zamknięciem każdej sprawy.
Technicy zwalczania
Realizują cykliczne wizyty i nagłe zabiegi, dokumentując na karcie użyte środki, ich ilości i miejsca oprysków.
Koordynator harmonogramu
Prowadzi harmonogram wizyt cyklicznych każdej umowy, przyjmuje zgłoszenia klientów i przekazuje je kierownikowi technicznemu oraz śledzi terminy „Wizyt kontrolnych” aż do ich zamknięcia.
Specjalista ds. umów i odnowień
Śledzi daty wygaśnięcia umów w kolumnie „Odnowienie”, przygotowuje oferty odnowienia i zapisuje w Rozliczeniach wartości umów i wpłaty.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witajcie w systemie zwalczania szkodników»
Od dziś nasze umowy, wizyty i zgłoszenia prowadzone są z tej tablicy: każda umowa to karta przechodząca od zaplanowanych wizyt przez zabiegi i kontrole skuteczności aż po raport i odnowienie. Dokumentowanie środków użytych przy każdej wizycie jest obowiązkowe, a żadne zgłoszenie nie zamyka się bez wizyty kontrolnej. Zacznijcie od wpisania istniejących umów i zaplanowania wizyt miesiąca — obwieszczenia BHP i oficjalne ostrzeżenia będą docierać do was przez Ogłoszenia.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.