System sklepu z prezentami i pakowaniem
Sklep z prezentami z personalizacją i zamówieniami okolicznościowymi o terminach nieznoszących opóźnień.
Od zamówienia okolicznościowego przez personalizację i pakowanie po dostawę w ustalonym terminie — data kieruje całą pracą.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Zamówienie okolicznościowe trafia jako karta do kolumny „Zamówienie” z datą wydarzenia, imieniem obdarowanego i treścią dedykacji — data jest tu najważniejsza i wszystko buduje się wokół niej. Koordynator przenosi ją do „Personalizacja”, gdzie grawerowane są imiona, drukowane napisy lub komponowane kosze zgodnie z życzeniem klienta, potem do „Pakowanie” na finalne opakowanie według standardów sklepu, następnie do „Harmonogram dostaw” uporządkowanego po datach dzień po dniu. Po dostawie karta zamykana jest w „Dostarczone”, a rozliczenie kończy się w „Fakturowanie”.
Czat rozgrzewa się przed sezonami — świętami, zakończeniami roku szkolnego i uroczystościami krajowymi: koordynator przekazuje zespołowi personalizacji pilne poprawki klientów, a odpowiedzialny za dostawy ustala zbliżone terminy tego samego dnia. Zatwierdzone szczegóły personalizacji — teksty i dedykacje — pozostają udokumentowane na karcie, bo każdy błąd w imieniu lub napisie oznacza pracę od nowa.
Należności rejestrują koszty materiałów personalizacji i pakowania każdego zamówienia oraz opłaty za dostawę, a także śledzą należności firm i instytucji zamawiających prezenty zbiorowe na faktury z odroczonym terminem. Właściciel wie, co mu należne i co jest winien w szczycie sezonu, gdy zamówienia się mnożą.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Koordynator zamówień
Przyjmuje zamówienia i zapisuje szczegóły okazji i personalizacji na karcie, a priorytety całej pracy układa według dat dostaw, nie kolejności wpływu.
Projektant personalizacji
Wykonuje grawer, nadruki i kompozycję koszy w kolumnie „Personalizacja” i wraca do koordynatora przy każdej niejasnej specyfikacji — przed realizacją, nie po niej.
Pakujący
Przejmują prace z „Personalizacja” i pakują według standardów sklepu; żaden przedmiot nie trafia do „Harmonogram dostaw” bez pełnej gotowości i sprawdzenia napisów.
Odpowiedzialny za dostawy
Prowadzi kolumnę „Harmonogram dostaw” dzień po dniu, ustala terminy z klientami i kurierami, zamyka karty w „Dostarczone” i śledzi ich fakturowanie.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.