System działu audytu wewnętrznego
Zespół audytu wewnętrznego przeprowadzający okresowe kontrole działów i procesów oraz śledzący swoje obserwacje aż do pełnego zamknięcia.
Od rocznego planu audytu po zamknięcie obserwacji: udokumentowana kontrola, obserwacje poparte dowodami i działania naprawcze niezamykane przed weryfikacją.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Rok zaczyna się od kart kontroli w kolumnie „Plan” według zatwierdzonego rocznego planu audytu: zakres, kontrolowany dział, ryzyka i okres. Przy rozpoczęciu kontroli karta przechodzi do „Kontroli”, gdzie audytor zbiera dowody, przeprowadza testy i dokumentuje na niej swoje papiery robocze. Każde wykryte uchybienie jest zapisywane osobną kartą w „Obserwacji” z opisem stanu, kryterium naruszenia, stopniem zagrożenia i dowodami, i przekazywane zainteresowanemu działowi — przechodzi więc do „Działania naprawczego”, gdzie dział zobowiązuje się do planu korekty, odpowiedzialnego i terminu. Po realizacji przechodzi do „Weryfikacji”, gdzie audytor sprawdza faktyczną skuteczność korekty, nie na papierze; następnie wyniki są podsumowywane w „Raporcie” przekazywanym kierownictwu i komitetowi audytu, a karta jest zamykana w „Zamknięciu” po zatwierdzeniu raportu.
Forum to żywe archiwum audytu: metodologie kontroli i zatwierdzone programy pracy, obserwacje powtarzające się w różnych działach, które ujawniają usterkę systemową, a nie indywidualną, oraz dyskusje o standardach i precedensach, do których zespół się odwołuje. To, co tu udokumentowane, chroni niezależność audytu: pisemna opinia zawodowa, nie zmienne ustne wrażenia.
Praca płynie od kierownika audytu, który ustala plan i rozdziela kontrole, do audytorów, którzy je przeprowadzają i dokumentują, do menedżerów kontrolowanych działów, którzy odbierają obserwacje i realizują działania naprawcze w terminach; potem audytor wraca na weryfikację w „Weryfikacji” — nie akceptuje zamknięcia obserwacji na samą obietnicę, lecz na dowód korekty. A kierownik audytu przedkłada swoje raporty kierownictwu i komitetowi audytu okresowo.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik audytu wewnętrznego
Ustala i zatwierdza roczny plan audytu w „Planie”, rozdziela kontrole między audytorów, przegląda raporty przed przekazaniem komitetowi audytu i zatwierdza zamknięcie obserwacji.
Audytorzy
Przeprowadzają kontrole i dokumentują papiery robocze na kartach, formułują obserwacje poparte dowodami i stopniem zagrożenia oraz weryfikują działania naprawcze w „Weryfikacji”.
Menedżer kontrolowanego działu
Ułatwia audytorom dostęp do ewidencji, odbiera obserwacje swojego działu w „Działaniu naprawczym” i zobowiązuje się do planu korekty z terminem oraz przedkłada dowody realizacji na karcie.
Koordynator raportów
Zbiera wyniki kontroli i redaguje raport okresowy w „Raporcie” oraz śledzi spóźnione terminy działań naprawczych i alarmuje o nich przed ich upływem.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
Sekcje forum (4)
- Metodologie i programy audytuProgramy pracy i zatwierdzone listy kontrolne dla każdego zakresu audytu — jedna aktualna wersja, którą pracuje cały zespół.
- Powtarzające się obserwacje i wzorce usterekObserwacje powtarzające się w różnych działach, ujawniające usterkę systemową zasługującą na korektę u źródeł, a nie na pojedynczą poprawkę.
- Standardy i precedensy zawodowePrzepisy, standardy zawodowe i precedensy postępowania z podobnymi przypadkami — punkt odniesienia rozstrzygający wątpliwości w zespole.
- Dyskusje ogólneTematy pracy działu niewchodzące w zakres powyższych sekcji.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadnej kontroli poza zatwierdzonym planem — chyba że na udokumentowane zlecenie komitetu audytu załączone do karty. 2. Każda obserwacja jest poparta dowodami, kryterium naruszenia i stopniem zagrożenia — obserwacja bez dowodu nie jest przekazywana. 3. Metodologie i precedensy zawodowe dokumentujemy na forum, a co nie zostało napisane, nie rozstrzyga sporów zawodowych. 4. Żadna obserwacja nie jest zamykana przed weryfikacją działania naprawczego przez audytora w „Weryfikacji” na faktyczny dowód. 5. Niezależność zespołu to linia czerwona: każda presja zmiany lub opóźnienia obserwacji jest dokumentowana i zgłaszana komitetowi audytu natychmiast.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.