System działu public relations
Zespół zarządzający wizerunkiem firmy w mediach: monitoring, historie, komunikaty, dystrybucja i publikacje.
Od monitoringu tego, co mówi się o firmie, po miesięczny raport dla zarządu — w pełni udokumentowany cykl public relations.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
W kolumnie „Monitoring” gromadzone są karty tego, co mówi się o firmie, branży i konkurentach oraz okazje do obecności medialnej — specjalista ds. monitoringu dodaje je codziennie wraz ze źródłami. Historia nadająca się do publikacji przechodzi do kolumny „Historia”, gdzie budowany jest jej kąt i zbierane materiały, następnie do „Komunikatu”, gdzie powstaje informacja prasowa lub news redagowany warsztatowo i zatwierdzany przez kierownika ds. PR przed wydaniem. Po zatwierdzeniu karta przechodzi do „Dystrybucji”, gdzie koordynator ds. mediów wysyła ją do listy dziennikarzy i śledzi odpowiedzi, potem do „Publikacji” w celu udokumentowania tego, co się ukazało, wraz z linkami, a podsumowanie miesiąca trafia do „Raportu miesięcznego” przekazywanego zarządowi.
Czat służy szybkiej koordynacji i pilnym zatwierdzeniom — zwłaszcza w sytuacjach wrażliwych, które nie znoszą zwłoki. Forum to udokumentowana pamięć działu: bank gotowych historii, archiwum publikacji z linkami oraz dokumentacja minionych kryzysów i sposobów ich zażegnania, do której zespół wraca w razie potrzeby.
Informacja płynie w górę i w dół: specjalista ds. monitoringu przekazuje istotne sygnały jako karty, redaktor zamienia je w historie i komunikaty, koordynator ds. mediów zarządza dystrybucją i relacjami z dziennikarzami, a kierownik ds. PR zatwierdza każdy komunikat przed wydaniem i przedstawia raport miesięczny. Żaden komunikat nie wychodzi bez zatwierdzenia i żadna publikacja nie ginie bez udokumentowania.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik ds. public relations
Zatwierdza każdy komunikat przed dystrybucją, wyznacza priorytety historii na podstawie monitoringu i przedstawia raport miesięczny zarządowi.
Redaktor treści medialnych
Przekształca historie w komunikaty i newsy redagowane warsztatowo w kolumnie „Komunikat” oraz przygotowuje materiały towarzyszące dla każdej karty.
Koordynator ds. mediów
Zarządza listą dziennikarzy, rozsyła komunikaty i śledzi odpowiedzi w „Dystrybucji” oraz dokumentuje publikacje i ich linki na kartach.
Specjalista ds. monitoringu
Codziennie monitoruje publikacje o firmie, konkurentach i branży oraz przekazuje istotne z nich jako karty w kolumnie „Monitoring” ze źródłami i wstępną oceną wagi.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
Sekcje forum (4)
- Bank historiiHistorie i kąty medialne nadające się do publikacji, zebrane z działów firmy — redaktor sięga po nie, gdy potrzebuje materiału.
- Archiwum publikacjiWażne publikacje udokumentowane z linkami i kontekstem — punkt odniesienia przy sporządzaniu raportów lub odpowiedzi na zapytanie.
- Kryzysy i sytuacjeDokumentacja wrażliwych sytuacji medialnych: co się stało, jak zareagowaliśmy i jaki wniosek wyciągnęliśmy.
- Relacje medialneNotatki o dziennikarzach i platformach, z którymi współpracujemy, oraz o tym, jakie materiały pasują do każdej z nich.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żaden komunikat nie trafia do mediów bez zatwierdzenia przez kierownika ds. PR, udokumentowanego na jego karcie. 2. Każdą publikację dokumentujemy linkiem w kolumnie „Publikacje” w ciągu doby od jej ukazania się. 3. Sytuacje wrażliwe omawiamy na czacie dla szybkości, po czym decyzję dokumentujemy w sekcji „Kryzysy i sytuacje” na forum. 4. Codzienny monitoring jest obowiązkiem każdego ranka — co zasługuje, staje się kartą, co nie zasługuje, trafia do archiwum. 5. Raport miesięczny przekazujemy w terminie, nawet jeśli miesiąc był spokojny — sam spokój jest wynikiem wartym odnotowania.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.