System przewozów pracowniczych
Operatorzy przewozów pracowników i uczniów dla firm i szkół — umowy miesięczne i stałe trasy.
Od umowy z instytucją po trasy, dzienne harmonogramy, zgłoszenia, comiesięczne fakturowanie i sezonową ocenę.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdą kontraktową instytucję prowadzi karta zaczynająca się w „Umowa” z warunkami porozumienia, liczbą beneficjentów, lokalizacjami i okresem świadczenia. Przechodzi do „Trasa”, gdzie koordynator ds. instytucji wyznacza linie przejazdu, przystanki i godziny, a potem do „Harmonogram” z rozpisaniem kierowców i pojazdów na codzienne kursy — karta pozostaje tam, póki trwa umowa.
Każda prośba instytucji — dodanie pracownika, zmiana godzin pracy, odwołanie kursu — przenosi kartę do „Zgłoszenie/zmiana”, dopóki koordynator jej nie obsłuży i nie zaktualizuje trasy lub rozkładu, po czym wraca do „Harmonogram”. Pod koniec miesiąca karta przechodzi do „Fakturowanie” na wystawienie faktury dla instytucji, a potem do „Ocena” na zapis satysfakcji i uwag instytucji przed odnowieniem lub korektą warunków.
Czat to codzienny kanał operacyjny z kierowcami: opóźnienie przez korki, awaria wymagająca pojazdu zastępczego, pilna prośba beneficjenta. Ogłoszenia docierają z kierownictwa do wszystkich: aktualizacje rozkładów w sezonie egzaminów i wakacji, obwieszczenia o bezpieczeństwie i punktualności, powiadomienia o planowanych serwisach pojazdów. Rozliczenia prowadzą comiesięczne fakturowanie każdej instytucji i jej wpłaty, wynagrodzenie kierowców z dodatkami oraz koszty paliwa dla każdej trasy — rentowność każdej umowy widać wyraźnie.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik operacji
Nadzoruje regularność codziennych kursów, obsługuje eskalowane zgłoszenia i przegląda „Ocenę” instytucji, decydując o usprawnieniach.
Koordynator ds. instytucji
Przyjmuje prośby i zgłoszenia instytucji w „Zgłoszenie/zmiana”, aktualizuje trasy, rozkłady i umowy oraz przygotowuje dane do fakturowania.
Kierowcy
Realizują kursy terminowo, natychmiast zgłaszają przez czat każde opóźnienie lub awarię i stosują się do obwieszczeń w Ogłoszeniach.
Księgowy
Wystawia comiesięczne faktury dla każdej instytucji w „Fakturowanie” oraz śledzi w Rozliczeniach płatności, wynagrodzenia i koszty.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witajcie w systemie przewozów pracowniczych»
Od dziś każdą kontraktową instytucję prowadzi karta przechodząca przez „Umowę”, „Trasę” i „Harmonogram”. Żadna prośba ani zmiana od instytucji nie jest zatwierdzana poza jej kartą w „Zgłoszenie/zmiana”, a comiesięczne faktury wystawiamy z systemu, nie z pobocznych zeszytów. Zacznijcie od wpisania obecnych umów i ich tras, a kierowcy niech codziennie śledzą Ogłoszenia pod kątem zmian w rozkładach.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.