System działu podatków

Każdy okres kwartalny toczy się przez sześć kolumn: zaczyna się od karty okresu w „Danych”, gdzie gromadzi się przychody, zakupy i podlegające opodatkowaniu wydatki z księgowań i dokumentów; następnie przechodzi do „Weryfikacji”, gdzie księgowy ds. podatków bada kompletność kwot i poprawność ich klasyfikacji — opodatkowane, zwolnione i niepodlegające. Po weryfikacji przechodzi do „Deklaracji”, gdzie deklaracja jest przygotowywana i składana urzędowi przed terminem ostatecznym z załączonym potwierdzeniem złożenia, potem do „Zapłaty” przy uregulowaniu należności z załączonym dowodem zapłaty, następnie do „Dokumentacji”, gdzie kompletowane są pełne akta okresu — deklaracja, zapłata i korespondencja — a wreszcie do „Archiwum”, uporządkowanego według okresów i gotowego na każdą kontrolę lub wezwanie z urzędu.

Należności rejestrują zobowiązania podatkowe na bieżąco: podatek należny to pozycja przy złożeniu deklaracji, zapłata to pozycja przeciwstawna, a każda kara, korekta lub zwrot pojawia się na tym samym koncie. Dzięki temu zespół i kierownictwo znają saldo rozliczeń z urzędem w każdej chwili — bez niespodzianek przy kontroli.

Praca płynie od księgowych, którzy przygotowują dane ze swoich bieżących księgowań, do księgowego ds. podatków, który weryfikuje i przygotowuje deklarację, do biegłego rewidenta, który bada deklarację przed złożeniem i zgłasza zastrzeżenia albo ją aprobuje, do dyrektora finansowego, który zatwierdza zapłatę; następnie księgowy ds. podatków dokumentuje akta okresu, archiwizuje je i zamyka kartę.