System touroperatora
Biuro podróży z wyjazdami krajowymi i zagranicznymi, programami sezonowymi i zaplanowanymi grupami.
Od projektu programu wycieczki przez marketing, rezerwacje, przygotowanie i realizację po ocenę i fakturowanie.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda wycieczka rodzi się jako karta w kolumnie „Program”: kierunek, czas trwania, koszt, limit miejsc i plan dni. Przechodzi do „Marketing”, gdzie publikowane są oferty, śledzone zapytania i mierzona odpowiedź, potem do „Rezerwacje” z listami potwierdzonych uczestników i ich wpłatami aż do skompletowania grupy. Przed wyjazdem karta przechodzi do „Przygotowanie”: bilety lotnicze, rezerwacje hoteli, transport i pozwolenia — brak przejścia do „Realizacja” przed ich skompletowaniem — potem wycieczka żyje w „Realizacja” przez dni podróży z codziennym śledzeniem na karcie, a po powrocie wrażenia uczestników dokumentowane są w „Ocena”, a rozliczenia zamykane w „Fakturowanie”.
Czat podczas realizacji to centrum operacyjne wycieczki: pilot koordynuje z biurem każdy incydent — zmiana godziny lotu czy stan zdrowia uczestnika — a dziennik wycieczki aktualizowany jest na karcie na bieżąco. Ogłoszenia dla kierownika programów: premiery programów nowego sezonu, aktualizacje cen dostawców wpływające na pakiety oraz wytyczne postępowania z uczestnikami w sytuacjach awaryjnych.
Należności prowadzą raty uczestników należne przed wyjazdem i po nim oraz zobowiązania wobec dostawców — lotnictwo, hotele, transport — dla każdej wycieczki osobno; widoczny jest zysk netto każdego programu po odjęciu wszystkich zobowiązań, a właściciel wie, które kierunki warto powtarzać.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik programów
Projektuje programy wycieczek i ustala ich ceny oraz limity miejsc, ogłasza ich premiery w Ogłoszeniach i przegląda rentowność każdej wycieczki po „Fakturowanie”.
Koordynator rezerwacji
Prowadzi „Rezerwacje” i potwierdza uczestników oraz ich wpłaty, a także realizuje „Przygotowanie” — bilety, hotele, pozwolenia — z odpowiednim wyprzedzeniem przed wyjazdem.
Piloci wycieczek
Prowadzą „Realizacja” w terenie, zarządzają grupą uczestników i dziennikiem wycieczki na karcie oraz dokumentują ocenę z uczestnikami przed powrotem.
Specjalista ds. marketingu
Prowadzi „Marketing”: publikuje programy w kanałach, śledzi zapytania i zamienia je w rezerwacje oraz raportuje kierownikowi, które programy działają, a które wymagają korekty.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie wycieczek»
Każda wycieczka u nas to karta od „Program” do „Fakturowanie”: rezerwacje uczestników, przygotowanie podróży i dziennik realizacji są na niej udokumentowane. Podczas wyjazdów czat jest centrum operacyjnym z pilotami, a premiery programów ogłaszamy tutaj. Zacznijcie od zapisania kompletnego programu nadchodzącej wycieczki.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.