ระบบแผนกเจ้าหนี้การค้า

ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ทุกฉบับเข้ามาเป็นการ์ดในคอลัมน์ “ใบแจ้งหนี้” ทันทีที่ได้รับพร้อมเอกสารแนบ และย้ายไป “กระทบยอด” ซึ่งกระทบยอดสามทาง: ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อกับใบรับสินค้า — ส่วนต่างของจำนวนหรือราคาใด ๆ จะหยุดการ์ดไว้จนกว่าจะแก้กับซัพพลายเออร์หรือฝ่ายจัดซื้อ หลังกระทบยอดสะอาดย้ายไป “อนุมัติ” เพื่อลงนามของผู้จัดการการเงิน จากนั้นไป “วางแผนจ่าย” ที่บรรจุเข้าแผนการจ่ายตามวันครบกำหนด ลำดับความสำคัญของซัพพลายเออร์ และสถานะสภาพคล่อง และเมื่อดำเนินการโอน การ์ดย้ายไป “จ่ายแล้ว” พร้อมเลขอ้างอิงการโอน และรวมใน “รายงาน” ที่แสดงเจ้าหนี้ อายุหนี้ และส่วนลดชำระก่อนกำหนดที่ได้มา

ยอดค้างชำระบันทึกหนี้ของซัพพลายเออร์แต่ละราย: ใบแจ้งหนี้เป็นรายการเจ้าหนี้เมื่ออนุมัติ การจ่ายเป็นรายการชำระเมื่อดำเนินการ และส่วนลดที่ได้หรือเงินล่วงหน้าจะปรากฏทันทีในยอดคงเหลือของซัพพลายเออร์ ด้วยวิธีนี้ทีมรู้สถานะของซัพพลายเออร์แต่ละรายอย่างแม่นยำก่อนการเจรจาหรือคำสั่งซื้อใหม่ โดยไม่ต้องย้อนดูสมุดบัญชีหรือไฟล์กระจัดกระจาย

แชทรองรับการประสานด่วน: ฝ่ายจัดซื้อสอบถามจำนวนที่ต่างกัน ผู้รับผิดชอบการคลังแจ้งเตือนสภาพคล่องตึงที่ต้องจัดตารางใหม่ หรือตอบคำถามซัพพลายเออร์เรื่องสถานะใบแจ้งหนี้ของเขา — ด้วยคำตอบที่แม่นยำเพราะสถานะปรากฏบนบอร์ด งานไหลจากนักบัญชีเจ้าหนี้ที่รับและกระทบยอด ไปยังผู้ตรวจสอบที่รับรองการกระทบยอด ไปยังผู้จัดการการเงินเพื่ออนุมัติ แล้วถึงผู้รับผิดชอบการคลังเพื่อดำเนินการตามกำหนดใน “วางแผนจ่าย”