ระบบแผนกงบประมาณและวางแผนการเงิน
ทีมที่สร้างงบประมาณประจำปีของบริษัท ติดตามทีละไตรมาส และจัดการความคลาดเคลื่อนด้วยการตัดสินใจที่บันทึกไว้
งบประมาณประจำปีที่สร้างจากประมาณการของแผนกต่าง ๆ และติดตามรายไตรมาส โดยทุกความคลาดเคลื่อนกลายเป็นการตัดสินใจที่บันทึก ไม่ใช่ข้อสังเกตผ่าน ๆ
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต โปรเจกต์ของคุณพร้อมใช้งานพร้อมระบบครบถ้วนภายในหนึ่งนาที
นี่คือบอร์ดของระบบตามที่คุณจะได้รับ: คอลัมน์ขั้นตอนการทำงานและการ์ดเริ่มต้นที่แสดงขั้นตอนแรก ๆ
งานไหลไปอย่างไรในระบบนี้?
วงจรงบประมาณเริ่มด้วยการ์ดสำหรับแต่ละรายการหรือแผนกในคอลัมน์ “ประมาณการ” ซึ่งแผนกต่าง ๆ ส่งประมาณการพร้อมจำนวนเงิน เหตุผล และสมมติฐาน จากนั้นย้ายไป “ตรวจสอบ” ที่นักวิเคราะห์การเงินตรวจและพูดคุยสมมติฐานที่มองโลกในแง่ดีหรือขาดไป แล้วไป “อนุมัติ” เพื่อการตัดสินใจขั้นสุดท้ายของผู้บริหารพร้อมจำนวนที่อนุมัติของแต่ละรายการ หลังอนุมัติ การ์ดย้ายไป “ติดตาม” ที่เปรียบเทียบการใช้จ่ายจริงกับที่อนุมัติทุกไตรมาส และรายการใดที่เกินขอบเขตหรือตามหลังแผนจะย้ายไป “ส่วนเบี่ยงเบน” เพื่อศึกษาสาเหตุ จากนั้นไป “การตัดสินใจ” ที่บันทึกการตัดสินใจที่ทำ — เพิ่มงบ ลด หรือจัดสรรใหม่ — และ “รายงาน” สรุปสถานะรายไตรมาสถึงผู้บริหาร
ฟอรัมคือพื้นที่เจรจาเรื่องตัวเลขที่บันทึกไว้: ผู้จัดการแต่ละแผนกปกป้องประมาณการของตนในหัวข้อเฉพาะด้วยตัวเลขและเหตุผล และสมมติฐานกับลำดับความสำคัญถูกพูดคุยอย่างโปร่งใสแทนเซสชันปิดที่เหตุผลหายไป ยอดค้างชำระบันทึกยอดที่อนุมัติของแต่ละรายการและอัปเดตด้วยยอดจริงรายไตรมาสอย่างเป็นส่วนตัว ความคลาดเคลื่อนจึงปรากฏเป็นตัวเลข ไม่ใช่ความประทับใจ
งานไหลจากผู้จัดการแผนกที่ส่งประมาณการและปกป้องในฟอรัม ไปยังนักวิเคราะห์การเงินที่ตรวจสอบ ทบทวน และเสนอข้อเสนอแนะ ไปยังผู้บริหารเพื่ออนุมัติ จากนั้นนักวิเคราะห์กลับมานำการติดตามรายไตรมาสและจำแนกความคลาดเคลื่อน และการตัดสินใจที่เกิดจะบันทึกบนการ์ดและในฟอรัม เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าตัดสินใจอะไรและเพราะเหตุใด
ใครทำอะไร?
บทบาทการปฏิบัติงานในระบบนี้และความรับผิดชอบของแต่ละบทบาทในงานประจำวัน มอบหมายให้ทีมของคุณตามนี้เลย หรือปรับให้เข้ากับลักษณะงานของคุณ
นักวิเคราะห์การเงิน
รับประมาณการของแผนกและตรวจสอบใน “ตรวจสอบ” นำการติดตามรายไตรมาสและจำแนกความคลาดเคลื่อน และจัดทำรายงานรายไตรมาสถึงผู้บริหาร
ผู้จัดการแผนก
ส่งประมาณการของแผนกตนเป็นการ์ดที่มีเหตุผลใน “ประมาณการ” ปกป้องในฟอรัม และอธิบายความคลาดเคลื่อนของรายการตนเมื่อถูกขอ
ผู้จัดการการเงิน
เป็นประธานรอบตรวจสอบ ส่งงบประมาณรวมเพื่ออนุมัติ และอนุมัติการตัดสินใจจัดการความคลาดเคลื่อนในคอลัมน์ “การตัดสินใจ”
ผู้ประสานงานงบประมาณ
เตรียมแบบฟอร์มและตารางเวลาของวงจร ติดตามการยึดกำหนดส่งของแผนกต่าง ๆ และอัปเดตการ์ดด้วยยอดที่อนุมัติและยอดจริงจากยอดค้างชำระ
มีอะไรเตรียมไว้ให้คุณตั้งแต่วันแรก?
หน่วยของระบบ
- งาน — บอร์ดคัมบังพร้อมคอลัมน์ขั้นตอนการทำงานและการ์ดการดำเนินงาน
- ฟอรัม — การสนทนาที่มีการบันทึกไว้ในหมวดที่จัดระเบียบ — การตัดสินใจและองค์ความรู้ไม่สูญหาย
- ยอดค้างชำระ — เงินภายในองค์กรภายใต้ความเป็นส่วนตัวอย่างเคร่งครัด — ยอดค้างชำระ เงินเบิกล่วงหน้า และค่าใช้จ่าย
หมวดของฟอรัม (4)
- ประมาณการของแผนกและเหตุผลแต่ละแผนกเสนอประมาณการเป็นหัวข้อพร้อมสมมติฐานและเหตุผล และพูดคุยที่นี่ก่อนรอบตรวจสอบทางการ
- การตัดสินใจงบประมาณบันทึกการตัดสินใจอนุมัติและจัดการความคลาดเคลื่อนพร้อมเหตุผล — แหล่งอ้างอิงถาวรว่าตัดสินใจอะไรและเพราะเหตุใด
- สมมติฐานและตัวชี้วัดเศรษฐกิจสมมติฐานที่อนุมัติของเงินเฟ้อ การเติบโต และราคา พร้อมความเคลื่อนไหวของตลาดที่กระทบงบประมาณและแหล่งที่มา
- พูดคุยทั่วไปหัวข้องบประมาณและการวางแผนการเงินที่ไม่เข้าหมวดข้างต้น
«กฎการทำงานในระบบนี้» — ปักหมุดไว้ในฟอรัม
1) ไม่มีรายการนอกงบประมาณ: ทุกความต้องการใช้จ่ายบันทึกเป็นการ์ดใน “ประมาณการ” พร้อมเหตุผลก่อนภาระผูกพันใด ๆ 2) เหตุผลและสมมติฐานต้องบันทึกในฟอรัม ไม่ใช่ในการประชุมด้วยปาก — สิ่งที่ไม่ได้เขียนถือว่าไม่ได้พูดคุย 3) การตัดสินใจอนุมัติและจัดการความคลาดเคลื่อนต้องจดในหมวด “การตัดสินใจงบประมาณ” ในวันที่ตัดสินพร้อมเหตุผล 4) ยอดที่อนุมัติและยอดจริงของแต่ละรายการต้องอัปเดตในยอดค้างชำระก่อนการติดตามรายไตรมาอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ 5) ความคลาดเคลื่อนใดที่เกินขอบเขตที่ตกลงต้องย้ายไปคอลัมน์ “ส่วนเบี่ยงเบน” ทันทีที่พบ และต้องไม่ค้างโดยไม่มีการตัดสินใจเกินหนึ่งไตรมาส
ระบบที่ใกล้เคียงกัน
พร้อมหรือยัง โปรเจกต์แรกของคุณอยู่ห่างแค่สองนาที
สร้างพื้นที่ทำงานฟรีของคุณตอนนี้ และเชิญทีมของคุณก่อนสิ้นวัน