ระบบแผนกการเงินแบบครบวงจร

ปีการเงินหมุนเป็นวงจรรายเดือนผ่านห้าคอลัมน์: ทุกธุรกรรมการเงินบันทึกเป็นการ์ดใน “รายการบัญชี” ในวันที่เกิดพร้อมเอกสารรองรับ จากนั้นย้ายไป “กระทบยอด” ซึ่งกระทบยอดคงเหลือกับรายการเดินบัญชีธนาคาร ซัพพลายเออร์ และลูกค้า พร้อมส่งเรื่องส่วนต่างที่พบ เมื่อการกระทบยอดครบแล้ว การ์ดย้ายไป “ตรวจสอบ” ที่ผู้ตรวจสอบตรวจความถูกต้องของการลงบัญชีและความครบถ้วนของเอกสาร จากนั้นไป “ปิดงบ” เมื่อปิดเดือนอย่างเป็นทางการและห้ามแก้ไขย้อนหลัง และสุดท้าย “รายงานประจำเดือน” ที่จัดทำงบการเงินและสรุปผลการดำเนินงานการเงินแล้วส่งถึงผู้บริหารในวันคงที่ของเดือนถัดไป

แชทคือช่องทางประสานงานรายวันระหว่างนักบัญชี: สอบถามเอกสารที่ขาด แจ้งเตือนส่วนต่างที่ปรากฏในการกระทบยอดธนาคาร หรือประสานกับแผนกอื่นเพื่อขอใบแจ้งหนี้ กฎคือส่วนต่างหรือข้อสังเกตสำคัญใด ๆ ต้องบันทึกบนการ์ดนั้นเอง เพื่อให้ร่องรอยยังคงอยู่ตอนตรวจสอบและสอบทานภายหลัง

ยอดค้างชำระบริหารเงินภายในทุกประเภทอย่างเป็นส่วนตัว: ค่าใช้จ่ายเล็กน้อย การจ่ายซัพพลายเออร์ การเก็บเงินจากลูกค้า และเงินล่วงหน้าพนักงาน ทุกการเคลื่อนไหวคือรายการที่ผูกกับเอกสารและเชื่อมกับการ์ดของมันบนบอร์ด ด้วยวิธีนี้ผู้จัดการการเงินรู้สถานะเงินสดแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องรอรายงาน และรายละเอียดของรายการยังจำกัดเฉพาะผู้มีสิทธิ์

งานไหลจากนักบัญชีที่ลงรายการรายวันและเตรียมการกระทบยอด ไปยังผู้ตรวจสอบที่ตรวจและส่งกลับสิ่งที่ขาดพร้อมข้อสังเกต ไปยังผู้จัดการการเงินที่อนุมัติการปิดงบและนำเสนอรายงานประจำเดือนถึงผู้บริหาร พร้อมตอบคำถามของผู้บริหารเรื่องตัวเลข