ระบบแผนกกิจการพนักงาน

ทุกคำขอที่มาจากพนักงานจะบันทึกเป็นการ์ดในคอลัมน์ “คำขอ” พร้อมประเภทและเอกสารแนบ: หนังสือรับรองการทำงาน คำขอลา อัปเดตข้อมูล หนังสือรับรองเงินเดือน การ์ดย้ายไป “ตรวจสอบ” ซึ่งตรวจว่าคำขอตรงตามเงื่อนไขและเอกสารครบหรือไม่ — คำขอที่ขาดจะส่งกลับให้ผู้ยื่นพร้อมข้อสังเกตชัดเจนบนการ์ด หลังตรวจสอบย้ายไป “จัดทำ” ซึ่งจัดทำหนังสือหรือดำเนินการตามคำขอ แล้ว “ส่งมอบ” เมื่อส่งให้พนักงานพร้อมบันทึกการรับ สุดท้าย “จัดเก็บ” ที่เก็บสำเนาไว้ในแฟ้มพนักงาน และการ์ดที่จัดเก็บจะรวมใน “รายงานประจำเดือน” ที่แสดงจำนวนคำขอ ประเภท และเวลาดำเนินการเฉลี่ย

แชทคือช่องทางประสานภายในทีมและกับแผนกอื่น: สอบถามเอกสารที่ขาด ยืนยันข้อมูลกับหน่วยงานภาครัฐ หรือแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่บริการเรื่องคำขอเร่งด่วน กฎคือสถานะของคำขออ่านจากคอลัมน์ของการ์ด ไม่ใช่จากการถามในแชท พนักงานคนใดถามเรื่องคำขอของตนจะถูกชี้ไปที่หมายเลขการ์ดของเขาโดยตรง

งานไหลดังนี้: เจ้าหน้าที่บริการรับคำขอและบันทึก หัวหน้ากิจการพนักงานทบทวนคอลัมน์ “ตรวจสอบ” ทุกวันและกระจายสิ่งที่ต้องอนุมัติในระดับสูงขึ้น หลังส่งมอบหัวหน้าตรวจความสมบูรณ์ของการจัดเก็บก่อนสิ้นสัปดาห์ แล้วดึงรายงานประจำเดือนจากคอลัมน์ “รายงานประจำเดือน” ส่งให้ผู้บริหาร