ระบบแผนกไอทีแบบครบวงจร
แผนกไอทีของบริษัทขนาดกลางที่ให้บริการภายในแก่พนักงานและบริหารโครงการปรับปรุงเทคโนโลยี
วงจรคำขอบริการครบถ้วนตั้งแต่รับเรื่องจนถึงความพึงพอใจของพนักงาน พร้อมบริหารโครงการปรับปรุงและค่าใช้จ่ายเทคโนโลยีในที่เดียว
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต โปรเจกต์ของคุณพร้อมใช้งานพร้อมระบบครบถ้วนภายในหนึ่งนาที
นี่คือบอร์ดของระบบตามที่คุณจะได้รับ: คอลัมน์ขั้นตอนการทำงานและการ์ดเริ่มต้นที่แสดงขั้นตอนแรก ๆ
งานไหลไปอย่างไรในระบบนี้?
ทุกคำขอบริการหรือการแจ้งปัญหาเข้ามาเป็นการ์ดในคอลัมน์ “คำขอ” ที่บันทึกผู้ขอ คำอธิบายความต้องการ และผลกระทบต่องาน จากนั้นย้ายไป “ลำดับความสำคัญ” ที่หัวหน้าแผนกจัดเรียงตามผลกระทบและความเร่งด่วนพร้อมมอบหมายผู้ดำเนินการ เมื่อเริ่มงาน การ์ดย้ายไป “ดำเนินการ” และผู้ดำเนินการอัปเดตอย่างต่อเนื่องจนเสร็จ แล้วย้ายไป “ความพึงพอใจ” ให้ผู้ขอยืนยันว่างานเสร็จอย่างที่ควร คำขอขนาดใหญ่ที่ต้องมีแผนและระยะจะถูกส่งจาก “ลำดับความสำคัญ” ไป “โครงการ” และบริหารเป็นโครงการอิสระ และทุกงานที่เสร็จจะบันทึกใน “จัดทำเอกสาร” เพื่อให้ความรู้ของแผนกสะสมแทนที่จะค้างอยู่กับบุคคล
แชทคือช่องทางประสานงานรายวันภายในทีม — ปรึกษาด่วนเรื่องการตั้งค่าหรือประสานการเข้าของผู้ให้บริการ — ส่วนการตัดสินใจเชิงเทคนิคระยะยาว เช่น อนุมัติมาตรฐาน เลือกโซลูชัน หรือเปลี่ยนสถาปัตยกรรม จะไม่ผ่านในแชท แต่บันทึกในฟอรัม ประกาศคือช่องทางทางการของแผนกกับพนักงานคนอื่น: ช่วงเวลาบำรุงรักษาตามแผน การแจ้งเตือนระบบล่มและกลับมา และการเปิดตัวบริการใหม่ ยอดค้างชำระบริหารเงินของแผนกอย่างเป็นส่วนตัว: การซื้ออุปกรณ์ ไลเซนส์ และใบแจ้งหนี้ค่าสมัครสมาชิกบันทึกบนการ์ดของมัน และมีเพียงผู้ได้รับมอบอำนาจเท่านั้นที่เห็น
งานไหลจากพนักงานไปยังผู้ประสานงานเซอร์วิสเดสก์ที่บันทึกคำขอและแก้เรื่องง่ายทันที ส่วนที่เกินขอบเขตจะส่งต่อให้หัวหน้าแผนกจัดเรียงใน “ลำดับความสำคัญ” แล้วหัวหน้ามอบหมายให้วิศวกรผู้เชี่ยวชาญดำเนินการและขออนุมัติ หัวหน้าแผนกทบทวนคอลัมน์ “ความพึงพอใจ” รายสัปดาห์เพื่ออ่านตัวชี้วัดบริการ และทุกสิ่งที่ต้องการการตัดสินใจเชิงเทคนิคทั่วไปจะเสนอในฟอรัมและอนุมัติที่นั่นก่อนดำเนินการ
ใครทำอะไร?
บทบาทการปฏิบัติงานในระบบนี้และความรับผิดชอบของแต่ละบทบาทในงานประจำวัน มอบหมายให้ทีมของคุณตามนี้เลย หรือปรับให้เข้ากับลักษณะงานของคุณ
ผู้จัดการฝ่ายไอที
ดูแลบอร์ดทั้งหมดและจัดเรียงคำขอในคอลัมน์ “ลำดับความสำคัญ” อนุมัติการตัดสินใจเชิงเทคนิคในฟอรัม และทบทวนความพึงพอใจของพนักงานกับตัวชี้วัดบริการรายสัปดาห์
ผู้ประสานงานเซอร์วิสเดสก์
รับคำขอและการแจ้งปัญหาและบันทึกเป็นการ์ดที่ข้อมูลครบ แก้เรื่องง่ายทันทีหรือส่งเรื่องซับซ้อนให้วิศวกร พร้อมติดตามการยืนยันความพึงพอใจ
วิศวกรระบบ
ดำเนินการคำขอเชิงเทคนิคและการ์ดโครงการ อัปเดตการ์ดใน “ดำเนินการ” และ “โครงการ” และบันทึกโซลูชันกับการตั้งค่าใน “จัดทำเอกสาร”
ผู้ประสานงานจัดซื้อเทคโนโลยี
ติดตามคำขออุปกรณ์ ไลเซนส์ และค่าสมัครสมาชิก บันทึกค่าใช้จ่ายในยอดค้างชำระอย่างต่อเนื่อง และประสานกับฝ่ายการเงินตอนอนุมัติและจ่าย
มีอะไรเตรียมไว้ให้คุณตั้งแต่วันแรก?
หน่วยของระบบ
- งาน — บอร์ดคัมบังพร้อมคอลัมน์ขั้นตอนการทำงานและการ์ดการดำเนินงาน
- แชท — ช่องทางประสานงานประจำวันที่รวดเร็วของทีม
- ฟอรัม — การสนทนาที่มีการบันทึกไว้ในหมวดที่จัดระเบียบ — การตัดสินใจและองค์ความรู้ไม่สูญหาย
- ประกาศ — เสียงอย่างเป็นทางการของฝ่ายบริหาร — หนังสือเวียนและการแจ้งเตือนที่ถึงทุกคน
- ยอดค้างชำระ — เงินภายในองค์กรภายใต้ความเป็นส่วนตัวอย่างเคร่งครัด — ยอดค้างชำระ เงินเบิกล่วงหน้า และค่าใช้จ่าย
หมวดของฟอรัม (4)
- การตัดสินใจเชิงเทคนิคที่อนุมัติบันทึกการตัดสินใจเชิงเทคนิคระยะยาว — มาตรฐานที่อนุมัติ โซลูชันที่เลือก และสิ่งที่ห้ามใช้ — แหล่งอ้างอิงทางการของแผนก
- สถาปัตยกรรมและระบบพูดคุยการออกแบบโครงสร้างพื้นฐาน การพัฒนา และแผนอัปเกรดก่อนเปลี่ยนเป็นการ์ดดำเนินการ
- ปัญหาที่เกิดซ้ำและวิธีแก้วิเคราะห์รากของอาการเสียที่กลับมาทุกระยะและตกลงมาตรการถาวรแทนการดับไฟซ้ำ ๆ
- โครงการปรับปรุงเสนอโครงการพัฒนาสภาพแวดล้อมเทคโนโลยีและพูดคุยความคุ้มค่าก่อนอนุมัติและเปลี่ยนเป็นการ์ดในคอลัมน์ “โครงการ”
«กฎการทำงานในระบบนี้» — ปักหมุดไว้ในฟอรัม
1) ไม่มีบริการนอกบอร์ด: ทุกคำขอหรือการแจ้งปัญหาบันทึกเป็นการ์ดไม่ว่าจะเล็กเพียงใด 2) การ์ดจะเข้า “ดำเนินการ” ก็ต่อเมื่อจัดเรียงใน “ลำดับความสำคัญ” โดยหัวหน้าแผนกแล้ว 3) การตัดสินใจเชิงเทคนิคต้องบันทึกในหมวด “การตัดสินใจเชิงเทคนิคที่อนุมัติ” ก่อนดำเนินการ — แชทใช้ประสานงานด่วนเท่านั้น 4) การบำรุงรักษาใดที่กระทบพนักงานต้องประกาศในประกาศก่อนเวลาอย่างเพียงพอ 5) การซื้อและค่าสมัครสมาชิกเทคโนโลยีทั้งหมดต้องบันทึกในยอดค้างชำระทันทีที่อนุมัติ 6) ไม่มีงานใดถือว่าปิดจนกว่าจะบันทึกในคอลัมน์ “จัดทำเอกสาร”
ประกาศต้อนรับ: «ยินดีต้อนรับสู่ระบบแผนกไอที»
นับจากวันนี้ระบบนี้คือวิธีทำงานของแผนก: ทุกคำขอบริการหรือการแจ้งปัญหาเข้ามาเป็นการ์ดในคอลัมน์ “คำขอ” และเคลื่อนผ่านลำดับความสำคัญและการดำเนินการจนถึงยืนยันความพึงพอใจ การตัดสินใจเชิงเทคนิคของเราบันทึกในฟอรัมไม่ใช่แชท และการแจ้งเตือนบำรุงรักษาจะถึงพนักงานผ่านประกาศ ขั้นตอนแรก: บันทึกคำขอที่เปิดอยู่ตอนนี้เป็นการ์ด และทบทวนหัวข้อ “กฎการทำงาน” ที่ปักหมุดไว้ในฟอรัม
ระบบที่ใกล้เคียงกัน
พร้อมหรือยัง โปรเจกต์แรกของคุณอยู่ห่างแค่สองนาที
สร้างพื้นที่ทำงานฟรีของคุณตอนนี้ และเชิญทีมของคุณก่อนสิ้นวัน