Belgelendirme ve Sertifika Birimi Sistemi
Şirketin belgelendirmelerini ve çalışanlarının mesleki sertifikalarını takip eden ekipler: gereklilikleri ve yenilemeleri.
Her belgelendirme ve sertifika bir kart: parçalanmış gereklilikler, eksiksiz dokümantasyon ve yeterli zaman önce yenileme.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Gerekli her kurumsal belgelendirme veya mesleki sertifika, veren kurum, belgenin kapsamı ve bitiş tarihi belgelenerek «Belgelendirme» sütununa kart olarak girer. Belgelendirme sorumlusu kurumun şartlarını «Gereklilikler» sütununda belirli görevlere parçalar: istenen kayıtlar, eğitim saatleri, ücretler, değerlendirme ziyareti — her gereklilik sorumlu ve tarihli. Kart, delillerin ve istenen dosyaların başvuru dosyasında toplandığı «Dokümantasyon»a; kuruma gönderilip verilene kadar notlarının takip edildiği «Başvuru»ya geçer. Bitişten yeterli süre önce kart «Yenileme»ye geçer ve gereklilik döngüsü kesintisiz yeniden başlar; tüm belgelendirmelerin durumu dönemsel olarak «Rapor»da özetlenir.
Sohbet gereklilik toplamayı koordine eder: bir birimden eğitim kaydı talebi, veren kurumdan gelen not takibi veya çalışanın işi için kritik sertifikasının yenileme tarihi uyarısı. Başvuru veya belgelendirmeden çekilme kararına ilişkin olanlar gerekçeleriyle karta belgelenir.
Ödemeler belgelendirme parasını yönetir: her kurumun başvuru ve yıllık yenileme ücretleri vadeleriyle kaydedilir; şirketin üstlendiği çalışan sertifika ücretleri, hizmet taahhüdü politikasına göre çalışandan tahsil edileceklerle birlikte takip edilir. Ödemeler kalabalığında ücreti unutulduğu için hiçbir belgelendirme düşmez.
Belgelendirme sorumlusu sabah panoyu açar ve doksan gün içinde bitecekleri «Yenileme»de, kurum notu bekleyenleri «Başvuru»da ve dokümantasyonu eksikleri görür. İlgili birimler gerekliliklerini tarihlerinde yükler çünkü kart dosyayı kimin aksattığını açıkça gösterir. Dönemsel «Rapor» yönetime sunar: yürürlükteki belgelendirmelerimiz, bitişi yaklaşanlar ve aksayanlar — karar için tek tablo yeter.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Belgelendirme Sorumlusu
Panoyu sahiplenir: gereklilikleri sorumlular ve tarihlerle parçalar; «Başvuru» dosyalarını kurumlarla takip eder; bitişten doksan gün önce «Yenileme»yi açar.
İlgili Birim Koordinatörleri
Birimlerinin gerekliliklerini «Gereklilikler» ve «Dokümantasyon»da tarihlerinde yükler — kayıtlar, deliller ve adaylıklar.
İnsan Kaynakları
Çalışanların mesleki sertifikalarını ve yenilemeleri için gereken eğitim saatlerini takip eder.
Finans
Başvuru ve yenileme ücretlerini vadelerinde öder ve her veren kurum için Ödemeler'e kaydeder.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.