Prosedür Dokümantasyonu Birimi Sistemi
Yazılı iş prosedürlerini oluşturan, güncelleyen ve şirkete onaylı sürümlerle yayınlayan ekipler.
Prosedürün fikirden arşive döngüsü: yazım, birim incelemesi, onay, resmî yayın ve yıllık güncelleme.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Belgelenmiş prosedür ihtiyacı — yeni veya mevcudun güncellemesi — talep edenin prosedürün kapsamını, çözdüğü sorunu ve etkilenen birimleri belirlediği «Prosedür» sütununa kart olarak girer. Prosedür yazarı kartı «Yazım»a alır ve ilk taslağı onaylı şablonla kaleme alır: amaç, kapsam, adımlar, sorumluluklar ve ekli formlar. Taslak, etkilenen her birimin belirli bir süre içinde notlarını karta ilettiği «İnceleme»ye; ardından imza yetkili müdürde «Onay»a geçer. Onaydan sonra «Yayın»a taşınır ve şirkete resmen ilan edilir; yıllık «Güncelleme» tarihine kadar yürürlükte kalır — geçerliliği gözden geçirilir ve ya yenilenir, ya yeni bir döngüyle değiştirilir ya da sürümü inceleme için saklanarak iptal edilen prosedürlerin «Arşiv»ine gönderilir.
Forum prosedürler üzerine belgelenmiş tartışmayı ağırlar: birimlerin taslaklara notları, dağınık yanıtlarda kaybolmasın diye prosedürün konusunda tartışılır; uygulayıcılardan gelen iyileştirme önerileri yıllık güncelleme döngüsünü beslemek için orada toplanır. Duyurular tek resmî yayın kanalıdır: prosedür, numarasını, sürümünü ve yürürlük tarihini belirten bir ilan olmadan yürürlüğe girmez — böylece kimse yanlışlıkla kendine ulaşan eski bir sürümle çalışmaz.
Bilgi akışı düzenlidir: herhangi bir çalışan «Prosedür»de prosedür veya güncelleme önerir; prosedür yazarları kaleme alır; ilgili müdürler inceleme süresi içinde — sonrasında değil — inceler; dokümantasyon müdürü yayını onaylar ve sürüm kaydını korur — yürürlükteki her prosedürün tek onaylı sürümü vardır, gerisi arşivdir. Böylece e-posta ve gruplarda dolaşan çelişen prosedürler dönemi sona erer.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Dokümantasyon Müdürü
Panonun bütününü denetler: yazımı dağıtır, inceleme sürelerini düzenler, yayını onaylar; sürüm kaydını ve arşivi korur.
Prosedür Yazarları
«Yazım» sütununda taslakları onaylı şablonla kaleme alır ve onaydan önce inceleme notlarını birleştirir.
İlgili Müdürler
Birimlerini etkileyen taslakları «İnceleme»de süresi içinde inceler; yetkilerine girenleri «Onay»da onaylar.
Yayın Koordinatörü
Onaylı prosedürleri Duyurular'da sürüm numarası ve yürürlük tarihiyle ilan eder; iptal edilen sürümleri dolaşımdan çeker.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Forum — Düzenli bölümlerde belgelenmiş tartışmalar — kararlar ve bilgi asla kaybolmaz
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
Forum bölümleri (3)
- İncelemedeki TaslaklarHer prosedür taslağı için konu; birim notlarının onaydan önce tartışıldığı yer — dağınık yanıtlar yerine belgelenmiş tartışma.
- Yeni Prosedür ÖnerileriUygulayıcıların ilettiği belgelenmiş ihtiyaçlar: eksik prosedürler veya dokümantasyon gerektiren aksayan adımlar.
- Uygulama NotlarıFiili uygulamanın yürürlükteki prosedürlerde ortaya çıkardığı eksiklikler — yıllık güncelleme döngüsünü besler.
«Bu Sistemde Çalışma Kuralları» — Forumda sabitlendi
1. Sürüm numarası ve yürürlük tarihi belirten resmî ilan olmadan hiçbir prosedür yürürlükte değildir — sistem dışında dolaşana itibar edilmez. 2. İnceleme kart üzerinde belirli bir süreyle yapılır: süresi dolduktan sonra birimin sessizliği taslağın kabulüdür. 3. Taslak üzerindeki her not, e-posta ve gruplarda değil Forum'daki konusunda tartışılır. 4. Yıllık güncelleme zorunludur: inceleme tarihi geçen prosedür, yenilenene veya arşivlenene kadar dondurulur. 5. Arşiv yalnızca bilgi içindir: arşivlenmiş sürümle çalışmak, sahibine belgelenen bir ihlaldir.
Karşılama duyurusu: «Prosedür Dokümantasyonu Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren yazılı iş prosedürleri burada yönetiliyor: her prosedür yazım, inceleme ve onaydan geçen bir kart; sürüm numarasını ve yürürlük tarihini belirten bu kanaldan resmî bir ilan olmadan yürürlüğe girmiyor. İlk adım: halen çalıştığınız prosedürleri gözden geçirin; onaylı sürümü olmayanları dokümantasyon döngüsüne girmesi için «Prosedür» sütununda kart olarak kaydedin.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.