Uçtan Uca Kalite Birimi Sistemi
Belgelenmiş standartlarla çalışan ve dış belgelendirmeye hazırlanan şirketlerin kalite birimleri.
Standarttan dış belgelendirmeye: iç denetim, bulgular ve kalite belgesine kadar belgelenmiş düzeltici faaliyetler.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Şirketin benimsediği her kalite standardı, gereklilikleri, uygulama kapsamı ve ilgili birimler belgelenerek «Standart» sütununa kart olarak girer. İç denetim zamanı geldiğinde kart «Denetim»e geçer; kalite denetçileri birimlerin standarda uyumunu birleşik kontrol listeleriyle inceler ve görülen her eksiklik ciddiyetine göre sınıflandırılarak «Bulgu»ya kaydedilir: kritik, majör veya minör. Kart ardından, ilgili birimin her bulgu için sorumlu ve tarihli bir düzeltme planı hazırladığı «Faaliyet»e; faaliyetlerin kağıt üzerinde değil fiilen kapandığının doğrulandığı «Takip»e geçer. Hazırlık tamamlanınca kart, dış denetim ve belgelendirme kuruluşuna hazırlık için «Belgelendirme»ye geçer; son olarak tüm döngünün özetiyle «Rapor»da kapanır.
Sohbet denetçilerle birimler arasındaki günlük koordinasyon içindir: denetim randevusu ayarlama, geciken düzeltici faaliyet sorusu veya ziyaret sırasında belge talebi. Temel kalite kararları ise — yeni prosedür onayı, bulgu yeniden sınıflandırma, alternatif çözüm kabulü — dış denetimde referans kalması için Forum'da belgelenir. Duyurular kalite yönetiminin resmî sesidir: operasyonel bir prosedürdeki her güncelleme dağınık mesajlardan değil oradan tüm çalışanlara ilan edilir.
Ödemeler kalite parasını gizlilikle yönetir: dış belgelendirme kuruluşlarının ve yıllık denetimin ücretleri vadeleriyle kaydedilir; bir taşeron veya tedarikçiye uygulanan uyumsuzluk cezaları tahsilata kadar takip edilir. Belgelendirme maliyeti ve getirileri ayrı dosyalar olmadan yönetim için net kalır.
Kalite müdürü panonun bütününü denetler ve «Takip»i haftalık inceler; hiçbir düzeltici faaliyet hareketsiz açık kalmaz. Denetçiler denetimleri yapar ve bulguları kanıtlarıyla belgeler; operasyon müdürleri kendi birimlerindeki düzeltici faaliyetleri sahiplenir. Panoyu okuyan tek başına bilir: kaç standarda uyuyoruz, kaç bulgu açık ve bir sonraki belgelendirmemiz ne zaman.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Kalite Müdürü
Panonun bütününü denetler: denetim planlarını onaylar, «Takip»i haftalık inceler; dış «Belgelendirme» hazırlığını yönetir.
Kalite Denetçileri
«Denetim» sütunundaki iç denetimi birleşik kontrol listeleriyle yürütür; bulguları kanıtlı ve ciddiyet sınıflandırmalı olarak belgeler.
Operasyon Müdürleri
Kendi birimlerindeki düzeltici faaliyetleri «Faaliyet» sütununda sahiplenir ve «Takip»te kanıtlarla kapandığını ispatlar.
Kalite Dokümantasyon Sorumlusu
Onaylı prosedürleri günceller ve güncellemelerini Duyurular'da ilan eder; belgelerin yürürlükteki sürümlerini korur.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Forum — Düzenli bölümlerde belgelenmiş tartışmalar — kararlar ve bilgi asla kaybolmaz
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Forum bölümleri (4)
- Kalite KararlarıProsedür onayları, bulgu yeniden sınıflandırmaları ve alternatif çözüm kabullerinin belgelenmesi — her kararın gerekçesiyle.
- Tekrarlayan Denetim BulgularıDönemler boyunca tekrarlayan bulgular ve kök nedenleri — geçici yama değil kökten çözüm burada tartışılır.
- Dış Belgelendirmeye HazırlıkBelgelendirme kuruluşu denetimine hazırlık koordinasyonu: kalan açıklar ve ziyaret tarihinden önce sorumluluk dağılımı.
- Kalite Sistemini GeliştirmeKontrol listelerini, denetim yöntemlerini ve standart kapsamını geliştirmeye dair ekip önerileri.
«Bu Sistemde Çalışma Kuralları» — Forumda sabitlendi
1. Uyduğumuz her standardın bir kartı vardır ve her iç denetim ona belgelenir — sözlü denetim ve sistem dışı bulgu yoktur. 2. Bulgu, ancak ekli kanıt ve net ciddiyet sınıflandırmasıyla kaydedilir. 3. Düzeltici faaliyetin kart üzerinde sorumlusu ve tarihi vardır; «Takip»te uygulama kanıtı olmadan kapatılmaz. 4. Temel kalite kararları Forum'da belgelenir; prosedür güncellemeleri Duyurular'da ilan edilir — sistem dışı genelge yoktur. 5. Belgelendirme ücretleri ve cezalar yenileme ücretleri kaçmasın diye vadeleriyle Ödemeler'e kaydedilir.
Karşılama duyurusu: «Kalite Birimi Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren kalite döngüsünün tamamı burada yönetiliyor: her standart, denetimden bulguya, faaliyetten belgelendirmeye ilerleyen bir kart; operasyonel prosedürdeki her güncelleme bu kanaldan resmen ilan ediliyor. İlk adım: birimlerinizin uyduğu standartları «Standart» sütununda kart olarak kaydedin ve ilk denetimden önce Forum'daki sabitlenmiş «Çalışma Kuralları» konusunu inceleyin.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.