Personel İşleri Departmanı Sistemi
Çalışan dosyalarını, taleplerini ve resmi yazışmalarını yöneten ve her talep için net bir akış ile düzenli bir arşive ihtiyaç duyan bir ekip.
Her çalışan talebi — yazışma, izin veya veri güncelleme — kaybolmadan ve belirsiz gecikme olmadan kabulden arşive ilerleyen bir kart.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Bir çalışandan gelen her talep, türü ve ekleriyle birlikte "Talep" sütununa kart olarak kaydedilir: çalışma belgesi, izin talebi, veri güncelleme, maaş bordrosu. Kart, talebin koşulları karşılayıp karşılamadığının ve belgelerin tam olup olmadığının incelendiği "Doğrulama"ya geçer — eksik talep, karta yazılmış net bir notla sahibine iade edilir. Doğrulama sonrası kart, yazışmanın hazırlandığı veya işlemin gerçekleştirildiği "Düzenleme"ye, ardından çalışana teslim edilip teslimin belgelendiği "Teslim"e ve son olarak kopyanın çalışan dosyasında saklandığı "Arşiv"e geçer. Arşivlenen kartlar, talep sayılarını, türlerini ve ortalama tamamlanma süresini gösteren "Aylık Rapor"da toplanır.
Sohbet, ekip içindeki ve diğer birimlerle koordinasyon kanalıdır: eksik belge sorusu, resmi bir kurumla veri teyidi veya acil bir talep için çalışanı bilgilendirme. Kural şudur: talebin durumu Sohbet'teki bir sorudan değil kartın sütunundan okunur; talebini soran her çalışan doğrudan kart numarasına yönlendirilir.
İş şöyle akar: servis memuru talebi alır ve kaydeder; personel işleri süpervizörü "Doğrulama" sütununu günlük inceler ve üst idari onay gerektirenleri dağıtır; teslimden sonra süpervizör her hafta bitmeden arşivlemenin tamamlandığından emin olur; ardından aylık raporu "Aylık Rapor" sütunundan çıkarıp yönetime sunar.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Personel İşleri Süpervizörü
"Doğrulama" sütununu günlük inceler, talepleri servis memurlarına dağıtır, hassas yazışmaları onaylar ve aylık raporu çıkarır.
Çalışan Servis Memuru
Gelen talepleri kart olarak kaydeder, düzenleme ve teslimi gerçekleştirir ve arşivlemeye kadar her adımı ve eki karta belgeler.
Resmi Kurumlar Koordinatörü
Sigorta ve pasaport gibi dış kurumlara bağlı işlemleri takip eder; kartı işlemin durumu ve tarihleriyle günceller.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.