Çalışan Giderleri Departmanı Sistemi
Çalışan gider taleplerini — seyahat, ulaşım, ağırlama ve alımlar — işleyen; adil bir politika uygulaması ve hızlı ödemeye ihtiyaç duyan bir ekip.
Talepten ödeme ve arşive: sözlü istisnasız uygulanan bir politika ve sormadan talebinin durumunu bilen bir çalışan.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Çalışan talebini sunar; fişler, gider türü ve tarihiyle "Talep" sütununa kart olarak kaydedilir ve gider muhasebecisinin politikaya uygunluğunu incelediği "Politika İncelemesi"ne geçer: kategori tavanı, fişlerin eksiksizliği, bir iş göreviyle bağlantısı — eksik olan, sözlü olarak değil kartta belirli bir notla çalışana iade edilir. İncelemeden sonra kart, tutardan yetkisine göre sorumlu onay yetkilisinde "Onay"a, ardından transferin veya nakit ödemenin yapılıp belgesinin eklendiği "Ödeme"ye, belgelerin düzenli saklandığı "Arşiv"e geçer; aylık "Rapor" giderleri türe, departmana ve politikayı en çok tüketen kategorilere göre özetler.
Hakedişler bu sistemin kalbidir: her çalışanın, onaylanan taleplerinin, kendisine ödenenlerin, reddedilenlerin ve ret nedenlerinin kaydedildiği bir gider hesabı vardır; gizlilikle — çalışan kendi kayıtlarını, yöneticisi ekibinin toplamını görür. Böylece "talebim nereye vardı" soruları ortadan kalkar; çünkü durum panoda görünür ve mali iz kayıtlıdır.
İş, talep sahibi çalışandan, politikayı inceleyen gider muhasebecisine, "Onay"da karar veren onay yetkilisine, ödemeyi gerçekleştiren kasa sorumlusu veya muhasebeciye akar; ardından kart arşivlenir ve yönetime harcama kalıplarını ve politika boşluklarını gösteren aylık rapora girer.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Gider Muhasebecisi
"Politika İncelemesi"nde talepleri hassasiyetle ve adaletle inceler, eksiği net bir notla iade eder; kayıtları Hakedişler'e günlük işler.
Onay Yetkilisi
"Onay"da ekibinin taleplerini mali yetkisi dahilinde onaylar; her istisnayı geçirmeden önce kartta yazılı olarak gerekçelendirir.
Kasa Sorumlusu
"Ödeme"de onaylanan ödemeyi, karta ekli belgelenmiş bir senetle gerçekleştirir; kapanıştan önce günlük giderlerini mutabık kılar.
Talebi Sunan Çalışan
Talebini eksiksiz fişleriyle yasal süre içinde sunar; durumunu kişisel soruşturmalar yerine panodan takip eder.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.