Göçmenlik ve Vize Hizmetleri Bürosu Sistemi
Müşterileri için çalışma ve ziyaret vizeleri ile oturum izinleri işleyen göçmenlik ve vize hizmetleri büroları.
Her işlem, belgelerden teslime kadar bir kart; kurumlarla günlük takip ve mevzuat değiştiğinde anlık uyarılar.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Her işlem, pasaportların, diplomaların ve gerekli yazıların teslim alınıp eksiksizlik ve geçerliliklerinin denetlendiği “Müşteri Belgeleri” aşamasında bir kart olarak başlar; ardından yetkili müdürün başvuruyu hazırlayıp resmi kanallardan ilgili kuruma sunduğu “Başvuru” aşamasına geçer. Kart, başvurunun durumunun günlük izlendiği ve kurumdan gelen her notun veya tamamlama talebinin geldiği anda karta belgelendiği “İşlemde” aşamasında kalır. Sonuç çıktığında kart “Karar” aşamasına geçer — kabul, eksik tamamlama ya da gerekçeli ret — ve son olarak müşteriye vizesinin veya oturum izninin teslim edilip işlemin kapatıldığı “Teslim” aşamasına gelir.
Sohbet, hızlı iç koordinasyon içindir: kurumdan bir yanıt geldiğinde takip elemanını uyarmak ya da başvuru tarihinden önce müşteriden eksik bir belge istemek. Duyurular, büronun müşterilerine sesidir: vize, oturum veya harç mevzuatındaki her değişiklik, mevcut ve yeni işlemlere pratik etkisiyle anında yayınlanır; böylece müşteri telefon beklemeden durumunu bilir — müşterilerin büroya güveninin nedeni de zaten bu uyarılardır.
Alacaklar, müşteri adına ödenen resmi harçlarla büro ücretlerini titizlikle ayırır ve her işlem için müşterinin ne ödediğini ve neyin kaldığını ayrı ayrı kaydeder. Yetkili müdür, olağan sürelerini aşan işlemleri yakalamak için “İşlemde” kartlarını günlük gözden geçirir ve takip elemanlarını kurumlarla iletişime görevlendirir; böylece hiçbir işlem kurumun birimleri arasında kaybolmaz ve hazır bir işlem, ödenmemiş bir harç yüzünden aksamaz.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Yetkili Müdür
Başvuruları yetkili sıfatıyla kurumlara sunar, dosyaların eksiksizliğini sunumdan önce inceler ve “Karar” işlemlerini karara bağlayıp tamamlama veya itiraz talimatını verir.
Takip Elemanları
Kartları sütunlar arasında taşır, “İşlemde”deki başvuruların durumunu günlük izler ve kurumlardan gelen her yanıtı geldiği anda karta işler.
Karşılama Elemanı
Müşteri belgelerini teslim alır ve “Müşteri Belgeleri”nde eksiksizliğini denetler, eksikleri tamamlamak için müşterilerle iletişim kurar ve “Teslim”de nihai teslimi yapar.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Karşılama duyurusu: «İşlem Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren her işlem, Belgeler'den Teslim'e kadar ilerleyen bir karttır; kurumdan gelen her yanıt geldiği anda karta belgelenir ve mevzuattaki her değişiklik müşterilerimiz görsün diye Duyurular'da yayınlanır. İlk adım: mevcut işlemleri kaydedin ve sütunlardaki gerçek durumlarını şimdi güncelleyin.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.