Noterlik Bürosu Sistemi
Günlük sözleşme, vekâletname ve tapu devri işlemleri yapan noterlik ve belge düzenleme büroları.
Noterlik işlemi randevudan arşivlemeye; disiplinli doğrulama ve anında kaydedilen günlük harçlar.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Her işlem, tarafların bilgileri, işlem türü — sözleşme, vekâletname veya tapu devri — katılım saati ve getirilmesi gereken belgelerle “Randevu”da bir kart olarak başlar; katılımda kimliklerin, ehliyetin ve belgelerin eksiksizliğinin doğrulandığı “Doğrulama” aşamasına geçer. “Düzenleme”de kâtip, sözleşme veya vekâletname metnini tarafların iradesine ve mevzuata uygun olarak yazar ve onlara sunar; sonra baş noterin beyan, imza ve senet düzenlemesini yaptığı “Tasdik” ve son olarak taraflara nüshalarının teslim edilip kaydın referans numarasıyla saklandığı “Teslim ve Arşivleme” gelir.
Sohbet, iş gününü koordine eder: bir müşteriyle randevu teyidi, kâtibe geciken bir tarafın geldiğinin bildirilmesi ya da müşterinin boşuna gelmemesi için randevudan önce eksik belge istenmesi. Duyurular, müşterilere mesai saatlerini ve resmi uyarıları yayınlar — Adalet Bakanlığı'nın noterlik işlemlerine veya elektronik tapu devri gerekliliklerine dair yeni talimatları gibi — böylece müşteri ilk ziyaretinde eksiksiz belgelerle gelir.
Alacaklar, her işlemin harçlarını günlük kaydeder ve resmi harçlarla büro ücretlerini ayırır; böylece baş noter günün ve ayın gelirini, elle sayım olmadan, tam olarak bilir. Kâtipler kartları her müşteriyle birlikte sütunlar arasında taşır; noter her oturumdan önce “Tasdik” listesini gözden geçirir ve doğrulama ile düzenleme kartında tamamlanmadan hiçbir işlemi mühürlemez — çünkü mührü, anlık bir değerlendirmenin taşıyamayacağı yasal bir sorumluluktur.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Baş Noter
“Tasdik” sütununda beyan ve tasdik işlemini yapar, alışılmadık sözleşme düzenlemelerini onaylar ve günün kaydını kapanmadan önce gözden geçirir.
Noter Kâtipleri
“Doğrulama”da kimlik ve belgeleri doğrular, sözleşme ve vekâletnameleri düzenler ve kartları her işlemle sütunlar arasında taşır.
Randevu Koordinatörü
“Randevu” çizelgesini yönetir, müşterilerle katılımı teyit edip gerekli belgeleri bildirir ve tasdik tamamlandıktan sonra teslim ve arşivlemeyi üstlenir.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Karşılama duyurusu: «Noterlik Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren her işlem, Randevu'dan Teslim ve Arşivleme'ye kadar ilerleyen bir karttır ve tüm harçlar aynı gün Alacaklar'a kaydedilir. Bu haftanın randevularını rezervasyon çizelgesine kart olarak kaydederek başlayın ve her işlem türünün belge gerekliliklerini, müşteriler gelmeden önce görsün diye Duyurular'da yayınlayın.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.