Vakıf Gayrimenkul Yönetimi Sistemi
Hayır amaçlı gayrimenkul varlıkları işleten ve denetim kurumları önünde şeffaflığa bağlı vakıf yöneticileri (nazırlar).
Vakıf varlıklarının, gelirlerinin ve giderlerinin vakıf şartlarına göre işletilmesi; denetim kurumuna dönemsel raporlar ve belgelenen kararlar.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Vakıf yönetimi beş sütunda yürür: her vakıf varlığının kiralama, bakım ve günlük doluluk işleri için “İşletme”; kiraların ve hasılatın tahsilatı ile vade takibi için “Gelir”; vakfiyenin şeri şartlarına bağlı giderler — varlığın bakımından şart koşulan hayır kanallarına — için “Vakfiye Gideri”; denetim kurumuna sunulan raporların hazırlanması için “Dönemsel Rapor” ve gönderilmeden önce nazırın veya nazırlar kurulunun onayı için “İnceleme”. Her kart ilgili olduğu varlığı taşır ki her vakfın tablosu ayrıca bir araya gelsin.
Alacaklar, vakıf kayıtları ilkesini uygular: her gelir varlığına, her gider şeri şartına kaydedilir; böylece her vakfın net hasılatı, harcananı ve kalanı görünür — vakıf şeffaflığının özü de budur. Forum, nazırın ve nazırlar kurulunun kararlarını belgeler: fazla yatırımı, uzun vadeli kiralama, büyük bakım — neye karar verildi, neden ve hangi belgeyle. Sohbet, kiracılar ve müteahhitlerle günlük koordinasyon içindir; Duyurular ise rapor sunum tarihleri ve kurul kararları gibi resmi açıklamalar içindir.
Nazır gideri onaylar ve raporları gönderilmeden önce “İnceleme” sütununda gözden geçirir; vakıf muhasebecisi gelir ve giderleri şartlarıyla Alacaklar'a kaydeder ve dönemsel rapor taslaklarını hazırlar; gayrimenkul süpervizörü kiralama ve bakımdan “İşletme” sütununu yönetir. Her dönemsel raporda Alacaklar rakamları rapor kartına aktarılır; böylece denetim kurumuna giden rapor, sonradan derlemeye değil gerçek kayıtlara kurulur.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Nazır
Giderleri vakıf şartlarına göre onaylar, dönemsel raporları denetim kurumuna gönderilmeden önce “İnceleme”de gözden geçirir ve büyük kararlarını Forum'da belgeler.
Vakıf Muhasebecisi
Gelir ve giderleri şeri şartlarıyla Alacaklar'a kaydeder, dönemsel rapor taslaklarını gerçek kayıtlardan hazırlar ve kira alacaklarını izler.
Vakıf Gayrimenkul Süpervizörü
“İşletme” sütununu yönetir: birimlerin kiralanması, kiracı takibi ve bakım denetimi; karar gerektirenleri nazıra iletir.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Forum — Düzenli bölümlerde belgelenmiş tartışmalar — kararlar ve bilgi asla kaybolmaz
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Forum bölümleri (4)
- Nazır ve Kurul KararlarıVakfın büyük yönetim kararlarının belgelenmesi — uzun vadeli kiralama, önemli bakım, fazla yatırımı — belgeleri ve gerekçeleriyle.
- Vakfın Kanalları ve ŞartlarıVakfiyenin şeri şartlarına uyumun görüşülmesi ve denetim kurumuna sunulan istişarelerle gelen yanıtlar.
- Denetim Kurumu RaporlarıDenetim kurumunun rapor gerekliliklerinin, önceki raporlara notlarının ve giderme planlarının takibi.
- Vakıf Varlıklarını GeliştirmeVakıfların hasılatını artırma önerileri: yıpranmış varlıkları geliştirme, kiralama faaliyetlerini değiştirme ve ilgili fizibilite çalışmaları.
«Bu Sistemdeki Çalışma Kuralları» — Forumda sabitlendi
1) Vakfiyenin şartları dışında gider yoktur: her gider Alacaklar'da şeri şartına kaydedilir ve dayanağı kartta belgelenir. 2) Her varlığın geliri tahsil edildiği gün kaydedilir ve başka bir varlığın geliriyle karışmaz. 3) Büyük kararlar — uzun vadeli kiralama, önemli bakım veya fazla yatırımı — uygulanmadan önce “Nazır ve Kurul Kararları” bölümüne belgelenir. 4) Dönemsel rapor Alacaklar kayıtlarından kurulur ve gönderilmeden en az bir hafta önce “İnceleme”ye sunulur. 5) Denetim kurumunun notları Forum'a kaydedilir ve giderilmesi için sorumlusu ve tarihiyle kartlar açılır. 6) Kiracılara resmi duyurular, bireysel mesajlarla değil Duyurular modülünden çıkar.
Karşılama duyurusu: «Vakıf Yönetimi Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren vakıf varlıkları bu panoda yönetilir: işletme, gelir ve gider kartlar; her kuruş şeri şartına Alacaklar'a kaydedilir ve nazır ile kurul kararları Forum'da belgelenir. İlk adım: vakıf varlıklarını ve mevcut gelir kayıtlarını kaydedin. Dönemsel raporlar doğrudan bu kayıtlardan hazırlanır — bugünden sonra sistem dışında kayıt yoktur.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.