Система бухгалтерської фірми
Бухгалтерські фірми, які обслуговують десятки клієнтів у сфері зякяту, оподаткування, фінансової звітності та зарплати.
Впорядковані щомісячні цикли закриття для кожного клієнта — від отримання даних до подання, з нагадуваннями про податкові терміни та гонорарами клієнтів.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Робота фірми — повторювані щомісячні цикли: для кожного клієнта відкривається картка циклу, що починається в «Отримання даних», де помічники збирають проводки, рахунки-фактури, відомості зарплати та підтвердні документи й додають їх до картки в повному обсязі. Далі картка переходить до «Підготовка» для перенесення проводок і складання декларації чи звітності, потім до «Перевірка партнера», де партнер звіряє цифри та податкові й зякятні коригування — і повертає картку до «Підготовка» з конкретними зауваженнями, якщо знаходить помилку. Після затвердження картка рухається до «Подача» для завантаження на державні портали, а потім до «Закриття циклу» — після підтвердження сплати та архівування документів.
Форум — професійний довідник фірми: тут порушуються неоднозначні бухгалтерські коригування та внутрішні висновки — як ми обробили певну статтю для клієнта і чому, — тож судження фірми лишається єдиними й збереженими між циклами та новими співробітниками. Чат — лише для швидкої координації: запит на бракуючий документ у клієнта, питання про проводку чи організація виїзного аудиту.
Оголошення — нагадування клієнтам про податкові терміни: наближення граничного строку податкової чи зякятної декларації та нові вимоги Служби зякяту, податків і митниці (ZATCA) з їхнім впливом на зобов'язання клієнтів. «Платежі» реєструють щомісячні гонорари клієнтів і рахунки після закриття кожного циклу — партнер бачить, хто сплатив, а хто затримує, за кожним циклом без окремих книг, і жоден цикл не закривається в «Закриття циклу», доки не врегульовано його платежі.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Партнер-ревізор
Затверджує декларації та звітність у «Перевірка партнера» перед поданням, вирішує спірні бухгалтерські коригування та документує їх на Форумі.
Бухгалтери-експерти
Готують проводки, декларації та звітність у стовпці «Підготовка», опрацьовують зауваження перевірки й готують картки до подання.
Помічники зі збору документів
Комунікують із клієнтами для отримання даних і документів на початку кожного циклу та дозаповнюють брак до переходу картки в «Підготовка».
Координатор подання
Завантажує декларації на державні портали в «Подача», повідомляє клієнтам сповіщення та рахунки, оновлює картки «Закриття циклу» фінальними вкладеннями.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (4)
- Висновки та бухгалтерські коригуванняЗатверджені у фірмі зякятні та податкові коригування з обґрунтуванням — єдине судження, яке не доводиться відбудовувати щоразу.
- Оновлення законодавстваНові розпорядження Служби зякяту, податків і митниці та Міністерства торгівлі й їхній практичний вплив на справи наших клієнтів.
- Типові зауваження перевіркиПомилки, що повторюються під час підготовки, та способи їх уникнути — навчальний довідник для нових бухгалтерів.
- Шаблони та робочі інструментиТаблиці закриття, шаблони декларацій і звітності, затверджені у фірмі, в останніх версіях.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Кожен клієнт має картку щомісячного циклу, що відкривається в першому тижні й не відкладається. 2. Справу не передають до «Перевірка партнера», доки на картці не повний комплект підтвердних документів. 3. Професійні коригування документуються в розділі «Висновки та бухгалтерські коригування» — чат лише для швидкої координації. 4. Нагадування про податкові терміни публікуються в Оголошеннях завчасно до дедлайнів. 5. Цикл не закривається, доки не врегульовано його гонорар у «Платежах».
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи циклів фірми»
Відсьогодні кожен клієнт має картку щомісячного циклу, що рухається від отримання даних до закриття, а кожне професійне рішення документується на Форумі як єдине судження фірми. Перший крок: зареєструйте поточних клієнтів картками циклу цього місяця та опублікуйте в Оголошеннях нагадування про найближчі податкові терміни для наших клієнтів.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.