Комплексна система юридичної фірми
Юридичні фірми з командою 3–20 осіб, які паралельно ведуть численні справи з клієнтами та розкладом судових засідань.
Повний життєвий цикл справи — від приймання до виконання, з документуванням правових позицій і конфіденційним контролем гонорарів.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна справа потрапляє в систему карткою в стовпці «Приймання»: у ній фіксуються дані клієнта, тип спору, первинні документи та дата першої дії. Далі картка переходить до «Вивчення та дослідження», де юристаналітики збирають нормативні акти та судові прецеденти й додають їх до картки як вкладення. Після завершення дослідження картка рухається до «Складання документів» — позовів, клопотань і договорів, потім до «Очікування засідання/відповіді», де вона супроводжується датою наступного засідання або терміном відповіді установі, і нарешті до «Виконання та закриття» — після винесення рішення, його виконання або закриття справи за згодою з розрахунком гонорару.
Чат — канал швидкої щоденної координації між партнерами та аналітиками: питання про норму закону, організація участі в засіданні чи термінова передача документа. А ось затверджені правові позиції не проходять через чат — вони документуються в розділі рішень на Форумі, щоб лишатися орієнтиром у разі розбіжностей. Оголошення — офіційний голос фірми: циркуляри для команди, нагадування про граничні терміни відповідей установам та офіційні повідомлення клієнтам, наприклад про зміни законодавства, що стосуються їхніх справ.
Модуль «Платежі» конфіденційно веде внутрішні фінанси: гонорари за кожною справою та платежі, належні від клієнтів, а також аванси й витрати кожного члена команди — доступ мають лише ті, кому надано права на модуль. Партнер бачить фінансовий стан кожної справи без окремих книг обліку. Партнер щотижня переглядає картки в «Очікування засідання/відповіді» та затверджує документи перед поданням, а секретаріат оновлює терміни на картках одразу після призначення засідань — жодна дата й жодна фінансова операція не проходить повз систему.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівний партнер
Затверджує фінальні документи перед поданням, щотижня переглядає картки в «Очікування засідання/відповіді» та документує важливі правові позиції на Форумі.
Юристаналітики
Виконують дослідження та аналіз, готують чернетки позовів, переміщують картки між стовпцями й додають документи вкладеннями до кожної картки.
Секретаріат
Реєструє нові справи картками в «Приймання», відстежує дати засідань і оновлює їхні терміни, публікує циркуляри адміністрації в Оголошеннях.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (4)
- Рішення та правові позиціїДокументування затверджених правових позицій у справах — що ми вирішили та чому — щоб вони не губилися в чаті.
- Прецеденти та нормативні джерелаНормативні акти та судові прецеденти, зібрані командою з посиланнями на джерела, — постійний довідник для аналітиків.
- Обговорення справПоглиблене обговорення конкретної справи, коли картки завдання недостатньо, — номер справи зазначається в заголовку теми.
- Вдосконалення роботи офісуПропозиції щодо поліпшення процедур і шаблонів, які використовує фірма.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Жодної справи поза системою: кожна нова справа реєструється карткою в день надходження. 2. Картка не переходить до наступного стовпця, доки не завершено роботу попереднього. 3. Рішення та правові позиції документуються в розділі «Рішення та правові позиції» — чат лише для швидкої координації. 4. Дата кожного засідання фіксується як термін на картці справи одразу після призначення. 5. Гонорари та витрати реєструються в «Платежах» без відкладання.
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи фірми»
Відсьогодні ця система — наш спосіб роботи: кожна справа — картка, що рухається стовпцями від приймання до закриття, а кожне важливе правове рішення документується на Форумі, а не в чаті. Почніть із реєстрації поточних справ просто зараз; хто має питання про порядок роботи — знайде відповіді в закріпленій темі «Правила роботи» на Форумі.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.