Система відділу активів та матеріальної відповідальності
Команда, що відстежує активи компанії та їхнє закріплення — обладнання, техніку, меблі та транспорт — від реєстрації до повернення та щорічної інвентаризації.
Кожен актив — картка: реєстрація, закріплення, обслуговування та амортизація аж до повернення, а щорічна інвентаризація звіряє книги з реальністю без нез'ясованих втрат.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен новий актив надходить карткою у стовпчик «Реєстрація» одразу після купівлі: його тип, серійний номер, вартість, дата купівлі та строк амортизації. Під час передачі працівникові чи підрозділу картка переходить до «Закріплення» з підписом отримувача та документуванням на ній. Протягом життя активу його картка рухається до «Обслуговування» за будь-якої поломки чи планового обслуговування з їхніми рахунками, а його балансова вартість періодично оновлюється в «Амортизації» згідно із затвердженою політикою. Після завершення потреби користувача чи його звільнення картка переходить до «Повернення», де актив оглядається, повертається та вирішується його доля — повторна видача, заміна чи списання; а всі картки щороку зводяться в «Щорічній інвентаризації», де записи звіряються з польовою перевіркою та документуються розбіжності й їх опрацювання.
Чат координує щоденний рух: запит на нове закріплення для нового працівника, повідомлення про поломку, що вимагає перенесення картки до «Обслуговування», чи координація отримання закріпленого від працівника, що звільняється, перед його фінальним розрахунком — жодному працівникові не оформлюють клиринг, доки картки його закріплень не будуть завершені в «Поверненні».
Нарахування конфіденційно записують фінансовий вимір кожного активу: вартість купівлі, накопичена амортизація та поточна балансова вартість, а також витрати на обслуговування — на картці активу. Під час інвентаризації, продажу активу чи його списання операція проводиться одразу, тож балансова вартість у системі відповідає реальності, а команда знає вартість кожного підрозділу з активів та обслуговування під час будь-якого рішення про оновлення.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Відповідальний за активи
Реєструє нові активи картками в «Реєстрації», керує видачею закріплень та їх поверненням, оновлює проведення амортизації в Нарахуваннях і очолює щорічну інвентаризацію.
Користувач закріпленого
Отримує закріплення із задокументованим підписом на картці, негайно повідомляє про поломки через Чат і повертає закріплення після завершення потреби чи роботи.
Координатор обслуговування
Отримує картки «Обслуговування» та виконує ремонт чи планове обслуговування, додаючи рахунки та звіти огляду на картку перед її поверненням у службу.
Фінансовий ревізор
Звіряє записи активів із проведеннями в «Амортизації» та «Щорічній інвентаризації» і документує розбіжності інвентаризації та їх опрацювання перед затвердженням.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.