Система відділу витрат працівників
Команда, що опрацьовує вимоги на відшкодування витрат працівників — відрядження, проїзд, представницькі та закупівлі — і потребує справедливого застосування політики та швидкої виплати.
Від вимоги до виплати та архіву: політика застосовується без усних винятків, а працівник знає стан своєї вимоги без запитань.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Працівник подає свою вимогу — вона реєструється карткою у стовпчику «Вимога» з квитанціями, типом витрати та її датою; переходить до «Перевірки політики», де бухгалтер з витрат перевіряє її відповідність політиці: ліміт категорії, повнота квитанцій, прив'язка до робочого завдання — неповна повертається працівникові з конкретним зауваженням на картці, а не усно. Після перевірки вона переходить до «Затвердження» у затверджуючого керівника суми згідно з його повноваженнями; далі — до «Виплати», де виконується переказ чи готівкова виплата з доданим документом; потім — «Архів», де документи зберігаються впорядковано; а щомісячний «Звіт» підсумовує витрати за типом і підрозділом та найбільш споживані категорії політики.
Нарахування — серце цієї системи: кожен працівник має рахунок витрат, де записуються його затверджені вимоги, що виплачено, що відхилено та причина відмови, — конфіденційно: працівник бачить свої проведення, а його керівник — суму своєї команди. Так зникають запитання «де моя вимога», бо стан видно на дошці, а фінансовий слід записано.
Робота тече від працівника-заявника до бухгалтера з витрат, що перевіряє політику, до затверджуючого керівника, що вирішує в «Затвердженні», до касира чи бухгалтера-виконавця виплати; потім картка архівується та входить у щомісячний звіт, що розкриває керівництву шаблони витрат і прогалини політики.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Бухгалтер з витрат
Перевіряє вимоги в «Перевірці політики» точно та справедливо, повертає неповне з чітким зауваженням і щодня записує проведення в Нарахуваннях.
Затверджуючий керівник
Затверджує вимоги своєї команди в «Затвердженні» в межах своїх фінансових повноважень і письмово обґрунтовує будь-який виняток на картці перед його пропусканням.
Касир
Виконує затверджену виплату в «Виплаті» із задокументованим документом, доданим на картку, і звіряє свої щоденні витрати перед закриттям.
Працівник-заявник
Подає свою вимогу з повними квитанціями протягом регламентного строку та відстежує її стан на дошці замість особистих звернень.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.