Система компанії гостинності на заходах
Компанія гостинності, що обслуговує конференції та корпоративні свята мобільними бригадами та обладнанням.
Від брифу клієнта до дизайну гостинності, підготовки та виконання на локації аж до відгуку та рахунку.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен захід починається карткою в колонці «Бриф»: характер події, кількість гостей, бюджет, необхідний рівень гостинності та будь-які протокольні вимоги. У «Дизайн гостинності» будується повний досвід — напої, традиційне частування, солодощі, спосіб подачі та форма персоналу — і затверджується клієнтом письмово на картці. Потім «Підготовка»: списки обладнання та витратних матеріалів зі складу, призначення бригади та керівника; у день заходу картка живе у «Виконання» з керуванням гостинністю на локації до завершення, потім задоволеність клієнта фіксується у «Відгук», а фінансова частина завершується в «Рахунок».
Чат у день заходу пов’язує локацію зі складом: збільшення гостей понад підтверджену кількість, термінове протокольне прохання клієнта чи нестача витратних матеріалів, що надсилається одразу, доки хтось помітив. Оголошення — для керівника заходів: заходи тижня та розподіл бригад і керівників на них, оновлення пакетів гостинності та затверджені в компанії інструкції щодо форми та протоколу.
Платежі ведуть завдаток клієнта та залишки після заходу, оплату тимчасової бригади за кожен захід і закупівлі витратних матеріалів, віднесені на кожну подію, — рентабельність кожного заходу видно окремо до закриття місяця, і власник знає, на яких типах заходів варто зосередитись.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівник заходів
Приймає великі заходи та веде за ними переговори, затверджує дизайни гостинності з клієнтами, розподіляє бригади через Оголошення, переглядає рентабельність кожного заходу після виставлення рахунку.
Координатор брифів і клієнтів
Приймає «Бриф» клієнта та точно фіксує його на картці, відстежує затвердження дизайну, лишається ланкою зв’язку з клієнтом до дня заходу.
Керівники гостинності
Керують бригадою у «Виконання» у день заходу, ведуть протокол на локації, усувають надзвичайні ситуації в координації зі складом через Чат.
Відповідальний за підготовку та склад
Готує обладнання та витратні матеріали в «Підготовка» за списком кожного заходу, приймає повернене після нього та звіряє, своєчасно оновлює залишки складу.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи гостинності на заходах»
Кожен захід у нас — картка від «Бриф» до «Рахунок»: затверджений дизайн гостинності, списки підготовки та розподіл бригади задокументовані на ній. У день заходу Чат — гаряча лінія між локацією та складом, а розподіл бригад оголошується тут. Почніть із реєстрації заходів цього місяця.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.