Система бюро міграційних послуг і віз
Бюро міграційних послуг, що опрацьовують робочі та гостьові візи й посвідки на проживання для своїх клієнтів.
Кожна справа — картка від документів до видачі, з щоденним супроводом установ і миттєвими сповіщеннями про зміни правил.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна справа — картка, що починається в «Документи клієнта» з отримання паспортів, дипломів і необхідних листів та перевірки їхньої повноти й чинності; далі переходить до «Подача», де акредитований менеджер готує заяву та подає її до компетентного органу офіційними каналами. Картка лишається у «В обробці» з щоденним відстеженням статусу заяви та документуванням будь-якого зауваження чи запиту на дозаповнення від органу одразу після надходження; після виходу результату переходить до «Рішення» — схвалення, дозаповнення чи відмова з причиною, — і нарешті «Видача» з передачею клієнтові візи чи посвідки та закриттям справи.
Чат — для швидкої внутрішньої координації: нагадати співробітникові супроводу про відповідь від органу чи запитати бракуючий документ у клієнта до терміну подання. Оголошення — голос бюро для його клієнтів: будь-яка зміна правил віз, посвідок чи зборів публікується негайно з практичним впливом на поточні та нові справи — клієнт знає свій стан, не чекаючи на дзвінок, і саме ці сповіщення є причиною довіри клієнтів до бюро.
«Платежі» чітко розмежовують державні збори, сплачені за клієнта, та гонорар бюро, реєструючи, скільки клієнт сплатив і скільки залишився винен за кожною справою окремо. Акредитований менеджер щодня переглядає картки «В обробці», щоб виявити справи, що перевищили звичайні терміни, і доручає співробітникам супроводу зв'язатися з установами, — жодна справа не губиться між відділами органу й жодні збори не затримуються так, щоб заблокувати готову справу.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Акредитований менеджер
Подає заяви до установ у своєму акредитованому статусі, перевіряє повноту справ перед поданням, вирішує справи у «Рішення» та дає вказівку щодо дозаповнення чи оскарження.
Співробітники супроводу
Переміщують картки стовпцями, щодня відстежують статуси заяв у «В обробці» й оновлюють картки будь-якою відповіддю установ одразу після надходження.
Співробітник приймання
Приймає документи клієнтів і перевіряє їхню повноту в «Документи клієнта», комунікує з ними для дозаповнення браку, здійснює фінальну видачу в «Видача».
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи справ»
Відсьогодні кожна справа — картка, що рухається від документів до видачі, кожна відповідь установи документується на картці одразу після надходження, а кожна зміна правил публікується в Оголошеннях, щоб її бачили наші клієнти. Перший крок: зареєструйте поточні справи та оновіть їхні реальні статуси в стовпцях просто зараз.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.